كيفية كتابة تقرير احترافي
قد تعتقد أن عبء كتابة موضوعات المقالات قد انتهى بمجرد تخرجك. في الواقع ، لن تكتب موضوعات المقالات مرة أخرى ، ولكن قد تحتاج إلى نوع أكثر تفصيلاً من الكتابة ، مثل كتابة المقالات والتقارير وما إلى ذلك.
بادئ ذي بدء ، لنفترض أن التقرير عبارة عن مستند يحتوي على بعض المعلومات المباشرة والموجزة ، والغرض منه غالبًا هو تحليل موقف معين ، بالإضافة إلى تقديم بعض التوصيات التي تساعد في اتخاذ القرارات.
يتضمن التقرير بعض الأقسام والصفحات المرقمة لتوجيه القارئ إلى معلومات محددة بطريقة منظمة ، وفيما يلي سنتعرف على كل ما سيساعدك على كتابة التقرير بسهولة ووضوح.
خطوات كتابة التقرير
من الجدير بالذكر أن كتابة الرسائل تتطلب أن يكون لدى الشخص مهارات اتصال جيدة جدًا وأن عدد الرسائل التي تكتبها يجعلك أكثر احترافًا وقوة ، وإليك بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لإنشاء رسالة احترافية:
1- تحديد الفئة التي سيرفع لها التقرير
أولاً ، تحتاج إلى تحديد الجمهور المستهدف لقراءة رسالتك. يساعد هذا كثيرًا في تحديد كيفية تنسيق النص والنغمة التي ستستخدمها في أسلوب كتابتك.
2- حدد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد تحديد الجمهور المستهدف لهذه الرسالة ، تحتاج إلى تحديد المعلومات التي يجب أن تحتويها الرسالة أو الغرض من رسالتك.
تحتاج إلى اختيار المعلومات التي سيكون من السهل نقلها إلى القراء ، بالإضافة إلى المعلومات الموجودة في صميم ما تريد نقله. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد كتابة تقرير عن خدمة العملاء ، فيجب أن يتضمن التقرير معلومات حول أهداف خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها فريق خدمة العملاء.
3- هيكلة الرسالة
من الضروري أن يتم تنظيم التقرير بطريقة تسهل قراءته ، ويمكنك استخدام هذه المكونات لتحديد هيكل التقرير:
- الصفحة الرئيسية.
- ثم ملخص يتضمن وصفًا لمحتوى الرسالة.
- إذا كانت الرسالة تتكون من عدة صفحات ، يجب عليك إنشاء جدول محتويات.
- ثم مقدمة توضح الغرض منها.
- بعد ذلك ، ستكون هناك فقرة أساسية تحتوي على جميع المعلومات المذكورة في التقرير.
- في النهاية ، تتم كتابة التوصيات أو الاستنتاج بناءً على الغرض من التقرير.
4- استخدم لغة مختصرة
من أهم خطوات كتابة التقرير بشكل احترافي أن تكون اللغة التي تستخدمها عند الكتابة واضحة وموجزة ويجب التعبير عن النقاط بأكبر قدر ممكن من الإيجاز والاعتماد على بساطة الكتابة مع ضمان احترافها.
5- التدقيق اللغوي والتحرير
الخطوة الأخيرة هي التحقق من الكلام والقواعد من الأخطاء الإملائية أو النحوية قبل الإرسال.
بعد ذلك ، عليك ترك الرسالة لمدة ساعة ثم التحقق منها للمرة الأخيرة. ستساعدك هذه الخطوة في الكشف عن أكبر عدد من الأخطاء التي ربما تكون قد فاتتك في الماضي.
مكونات التجميع
فيما يتعلق بتعلم كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية ، بعد أن تعرف الخطوات التي يجب اتباعها في كتابة التقرير ، فأنت بحاجة إلى معرفة المكونات التي يحتوي عليها وكيف يجب أن يكون كل مكون من خلال النظر في الفقرات التالية:
1- مقدمة التقرير
يعتبر القسم المتعلق بالمقدمة من أهم الأمور المعروضة على القراء في التقرير. تكمن أهمية المقدمة في أنها تقود أولئك الذين يقرؤونها إلى الغرض من الرسالة. كتابة مقدمة احترافية ، يجب الالتزام بما يلي:
- تعرف على ملخصك: من الضروري أن يحتوي التقرير على ملخص واضح لما تريد تقديمه ، مع التأكد أيضًا من أنه من الواضح ما تريد أن يفعله القارئ بعد قراءة هذا المستند ، سواء كان ذلك قرارًا محددًا. أو توافق على التوصية.
- ضع الملخص في الاعتبار عند الكتابة: لديك دائمًا نقطة في ملخص رسالتك ويجب ألا تغفل أبدًا عما تريد كتابته ولمن.
2- اختتام التقرير
الخاتمة هي الجزء الأخير والأكثر أهمية في التقرير بأكمله ولا يمكنك إكماله دون كتابة هذا الاستنتاج لأنه يحتوي على ما يريد القارئ القيام به وهو ما يسمى الدعوة إلى العمل.
يمكن أن يتضمن هذا الاستنتاج استنتاجًا محددًا أو إجراءً أو توصية محددة بعد حصول القارئ على جميع المعلومات التي تريد تقديمها.
3- عناصر الرسالة
للوصول إلى كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي ، عليك أن تبدأه بمخطط تفصيلي وفي كل عنصر من عناصر هذا المخطط ، تحتاج إلى كتابة جملة تصف ما ستشرحه فيه ، وسنقدم أدناه كل جزء من التقرير :
- العنوان: يجب أن يكون عنوان الرسالة واضحًا وأن ينقل بوضوح ما تريد نقله ويجب أن تتذكر أنك لا تكتب رواية حيث يمكنك إدراج عنوان فرعي إذا لزم الأمر والتأكد أيضًا من حجم خط العنوان أكبر من الخط الذي تكتبه مع التجميع نفسه.
من حيث التصميم ، يجب أن يكون على صفحة خاصة جذابة ، ويجب أن يكون هناك تسلسل هرمي يصف مظهر العنوان الرئيسي.
- المحتويات: يجب ترك صفحة فارغة حتى تنتهي من كتابة الرسالة التي تستخدمها للإشارة إلى محتوياتها في حالة عدم معرفتك بأرقام الصفحات.
- الملخص: يُفضل أن تقوم بإنشاء ملخص أو ملخص تكتبه بعد الانتهاء من كتابة تقريرك ، وقد تتمكن من عمل هذا الملخص في البداية لتسهيل الكتابة اللاحقة وتكون بمثابة مرجع لمساعدتك على رؤية ما تريده. في عملك.
يمكن اعتبار الملخص بمثابة إعلان للتقرير بأكمله ، ويجب أن يحتوي على الغرض من الكتابة وجزء من القرار.
- مقدمة: في هذا القسم تحتاج إلى كتابة الغرض من كتابة التقرير ويجب أن تكون المقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى: هذا القسم هو المكان الذي تتم فيه كتابة جميع المعلومات التي تريد نقلها إلى القارئ ، باستخدام النقاط النقطية بانتظام لتسهيل قراءتها على الجمهور.
- التوصيات: هنا يجب عليك صياغة بعض التوصيات كمجموعة من الإجراءات أو الأهداف القابلة للتنفيذ وهذا الجزء ضروري للغاية في حال كان التقرير للشركات والأعمال بشكل عام ولكنه غير فعال للطلاب.
- المرفقات: في النهاية ، ضع قائمة بالمراجع التي استخدمتها في كتابة التقرير ، كما تسرد الروابط المتعلقة بالموضوع.
أنواع التقارير
إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي ، فمن الضروري أن تعرف أن هناك عدة أنواع من التقارير وفيما يلي سنتعرف على كل منها:
- التقارير السنوية: هي التي تظهر الأداء الذي يحدث في الشركة كل عام.
- التقارير الأسبوعية: بناءً على العروض المختلفة المقدمة كل أسبوع ، يكون هذا غالبًا تقريرًا من صفحة واحدة.
- تقارير المشروع: بفضلهم ، يدرس الفريق بشكل كامل حالة المشاريع التي يقومون بها ، بالإضافة إلى الجدول الزمني الذي يعمل فيه المشروع.
- تقارير المبيعات: يسمح هذا النوع لفريق المبيعات بمعرفة هوامش الربح والصقور ويساعد في تقرير ما إذا كان يجب تغيير خطة العمل أو الاحتفاظ بها كما هي.
- تقرير البحث: ويحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث من خلال دراسته.
- التقرير الأكاديمي: هذا تقرير يتم إنتاجه غالبًا فيما يتعلق بالدراسات العليا.
كتابة التقرير من الأمور التي لا يمكن القيام بها دون مراعاة قواعده وتنظيمه ، لأن التقرير له أسس معينة يجب البناء عليها من أجل الحصول على تقرير احترافي موجز يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة.