رسالة إدارية
الخطاب الإداري ، أو كما يطلق عليه أيضًا خطاب رسمي ، هو اتصال مكتوب بين شخصين.
قد يكونون معروفين أو غير معروفين ، ولكن على أي حال لديهم علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على لغة رسمية.
يُطلق على الشخص الذي يكتب الرسالة اسم المرسل أو المرسل ، بينما يُطلق على الشخص الذي تكتب إليه الرسالة اسم المستلم ، وهو الذي يتلقى الرسالة.
عادةً ما يتم استخدام الخطاب الإداري للتواصل بين الشركات والمنظمات رفيعة المستوى والوكالات الحكومية وغيرها.
استخدام الرسائل الإدارية
الرسالة الإدارية هي رسالة حرة الشكل تتيح لمستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) التواصل مع بعضهم البعض.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب معلومات أو مساعدة أو الاستجابة لطلبات من وكالات أخرى.
تُستخدم الرسائل الإدارية أيضًا لنقل أي نوع تقريبًا من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المرتبطة بنوع معين من الرسائل.
يمكن أيضًا استخدام رسالة إدارية لطلب رسالة ، على مستوى الولاية أو الإقليم أو كل مستوى النقطة.
عندما يسمح البث الإقليمي للوكالة بإرسال رسالة إدارية إلى منطقة أو مناطق إقليمية.
ستقرر كل ولاية داخل المنطقة (المناطق) القابلة للعنونة ما إذا كانت سترسل الرسالة على مستوى الولاية أم لا.
خصائص الرسائل الإدارية
يمكنك اتباع الميزات أدناه لكتابة خطاب إداري مناسب ، وتشمل هذه الميزات:
لغة رسمية
- تتطلب اللغة الرسمية الاستخدام الصحيح للمفردات ، والقواعد النحوية والإملائية التي لا تشوبها شائبة ، ويجب أن تكون المعاملة بعيدة ومحترمة.
- يجب أن تكون معاملة المرسل للمتلقي هي ؛ لا يتم تمزيقها أبدًا ، بغض النظر عن عمر أو رتبة المستلم ، أو ما إذا كان هذا معروفًا للمرسل أم لا.
- وبينما يجب أن تكون اللغة محترمة ، فإن هذا لا يعني أنه يجب استبعاد اللطف.
نية ملموسة
- لا تتم كتابة أي رسالة إدارية بدون هدف وغرض محددين ، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى توصيل شيء ما إلى المستلم أو طلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
- على أي حال ، فإن الهدف هو إقناع المتلقي بشكل إيجابي وتكييفه بشكل إيجابي لمواصلة تدفق الاتصالات ، حتى يتم تحقيق أهداف المرسل.
- يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة وكاملة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادة ما تكون الرسالة الإدارية موجزة ومحددة ، وموجهة مباشرة إلى المرسل إليه ، بعد التحيات المقابلة وقواعد المجاملة.
- كما يحدث غالبًا في المؤسسات أو الشركات أو الحكومة أو بين شخصين غير مرتبطين ارتباطًا وثيقًا ، ليس من المنطقي السير على الفروع أو الاستطراد أو شرح الموضوعات غير المركزية.
- وبالتالي ، يجب ألا تتجاوز الرسائل الإدارية عمومًا صفحتين.
اتبع أيضًا:
المعاملة والتحية
- يجب أن تكون المعاملة رسمية ويجب أن تتضمن منصب أو مهنة أو رتبة المستلم ، على سبيل المثال: رئيس ، طبيب ، أستاذ ، وما إلى ذلك ، تتبع أو لا تتبع الاسم الأخير ، ويجب تجنب التحيات بالاسم أو الألقاب. .
- عندما يتزوج المستلم ، يجب معاملته على أنه سيدي وسيدتي ، حيث يتم التعامل مع النواب وأعضاء مجلس الشيوخ على أنهم “مشرفون” في بعض البلدان ، و “سيدي اللامع” في بلدان أخرى.
- يحدث الشيء نفسه مع المناصب الحكومية الأخرى أو الألقاب النبيلة ، لذلك من المهم معرفة بروتوكول كل بلد.
- إذا كان مستلم معين غير معروف ، فيمكن استخدام صيغ غير شخصية ، مثل “إلى من يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي العزيز” أو “سيدتي العزيزة”.
- بالنسبة إلى التحية ، يجب إضافة بعض قواعد المجاملة ، مثل “عزيزي” ، “محترم” ، إلخ.
جسم
- يجب أن يبدأ محتوى الرسالة أيضًا بقاعدة مجاملة مثل: “في الوقت الحالي …” ، “أنا أكتب إليكم …” ، “أخاطبكم باحترام بمناسبة …” ، “أنا أخدم الحاضر من أجل …”.
- أو بعض البروتوكولات الأقل مثل “أولاً وقبل كل شيء ، تلقي تحية ودية …”.
- يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة جيدة التنظيم ، ويجب أن تكون الرسالة دقيقة ومحددة ولا لبس فيها.
- إذا كان طلبًا ، فيجب أن يتم مباشرة ؛ إذا كانت رسالة إعلامية ، يجب أن تصل مباشرة إلى هذه النقطة.
- ضع في اعتبارك دائمًا أن المستلم شخص مشغول ولا تريد إضاعة الوقت في الخطابات غير الضرورية أو التي يصعب فهمها.
الوداع
- يجب أن يكمل الوداع الفكرة المركزية للرسالة ، ويعزز الهدف ويعزز الإجراء الذي يتوقعه المرسل من المتلقي (“أتطلع إلى ردك” ، “آمل أن تكون المعلومات مفيدة” ، إلخ.
- الإغلاق الأكثر شيوعًا للرسائل الإدارية هو: “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير” ، مفضلًا هذه الأشكال على الأشكال العامية مثل “التحية الودية” ، “التحيات” ، “العناق” ، إلخ.
- بعد ذلك ، يجب وضع التوقيع المطبوع (الاسم المطبوع واللقب) والأحرف الأولى من اسم المرسل.
- يجب عليك أيضًا تضمين لقب أو رتبة المرسل ، أي “دكتور” ، “مهندس” ، “أستاذ” متبوعًا بالاسم الأول والأخير.
- وفي سطر منفصل العنوان: “رئيس مفوضية التقييم” ، “سفير الجمهورية …” ، “الأمين العام” ، إلخ.
بيانات أخرى
- في الجزء السفلي من الخطاب وبعد التوقيع ، إذا لزم الأمر ، قد يتم تضمين شرح للمرفقات أو أسماء الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من الرسالة.
التغليف
- يجب إرسال أي خطاب رسمي في مظروف ، حتى لو كان المرسل والمتلقي في نفس المبنى (على سبيل المثال ، اتصال بين الإدارات في نفس المؤسسة).
- يجب أن يكون حجم الظرف وفقًا لما سيحتوي عليه ، وليس كبيرًا جدًا ، ويجب طي الحرف بأقل قدر ممكن (2 إلى 4 مرات كحد أقصى).
- لأنه ورق أكثر أناقة وسلاسة تقريبًا من العديد من الطيات.
- دائمًا ما يكون اسم المستلم وتفاصيله في مقدمة الظرف ووسطه ، ويمكن أن يكون اسم المرسل وتفاصيله على الألواح الأمامية والخلفية أو على الجانبين الأمامي والعلوي والأيسر للمغلف.
- الربع الأيمن العلوي ، الذي يواجه المغلف ، محجوز دائمًا للطوابع.
- يجب إغلاقها بعناية ولكن بحزم لضمان حرمة محتواها ، وفي بعض الحالات ببروتوكول أنيق.
الاجابة
- يجب أن يكون لكل رسالة إدارية استجابة ، كما يجب أن تكون سريعة وموجزة ، مع الحفاظ على نفس المخطط مثل الرسالة الإدارية المستلمة.
- الخطاب الإداري الذي لم يتم الرد عليه هو عمل غير محترم وغير مهذب من جانب المرسل إليه ، والذي يمكن أن يتسبب في التأثير المعاكس تمامًا للهدف الذي تم السعي إليه في البداية.
اتبع أيضًا: