بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن
من خلال مسح شامل لإدارة المشتريات والمخازن ، نذكر مجموعة من العناصر ، وعلى وجه الخصوص:
ما هي إدارة المشتريات والمخازن؟
- يعتبر قسم المشتريات من أهم الإدارات داخل المنظمة حيث أنه مسؤول عن ضمان متطلباته ومستلزماته من حيث المواد الخام أو الأصناف.
- كما تبرم العقود مع العملاء لشرائها وتحدد السعر المناسب للمؤسسة.
- بالإضافة إلى قدرتها على أداء مهمة المبيعات في حالة توقف المنظمة عن شراء المنتجات ، يمكنها المشاركة في العديد من العمليات والأنشطة الأخرى.
- تعتمد شركات الخدمات أيضًا على الشراء لنسبة كبيرة من مبيعاتها ، وبسبب استخدامها على نطاق واسع ، نمت أهمية إدارة المشتريات مؤخرًا.
- تتم عملية الشراء عادة على ثلاث مراحل ، وهي: وضع خطة الشراء ، ونجاح عملية الشراء مع أعمال المتابعة ، وأخيراً كتابة التقرير اللازم عما تم إنجازه في العملية.
- أما المخازن فهي مسئولة عن مراقبة المخزون من حيث: رصيده وتواريخ الإنتاج والتأكد من عوامل الأمن والسلامة.
- هذا القسم مطالب أيضًا بمراقبة المخزون في جميع الأوقات لحمايته من التلف أو السرقة.
ما هي أهمية إدارة المشتريات؟
- المسؤول الوحيد في هذه الإدارة هو العنصر البشري المسؤول عن إعداد وتنفيذ الاتفاقيات.
- فكلما زادت خبرة موظفي الإدارة وكفاءتهم العالية في شراء وتأمين متطلبات الشركة بأقل تكلفة ، كلما نجحت المؤسسة في تحقيق أهدافها بدرجة عالية.
- عادة ، تحتاج المنظمات إلى الدخول في اتفاقيات شراء لضمان: السعر المناسب ، والمنتجات عالية الجودة ، وأن تكون من موقع موثوق وفي الوقت المطلوب.
- يحتاج قسم المشتريات إلى التطوير من خلال مراقبة الأسواق ومعرفة ما هو جديد ومعرفة ما حققته الشركات المنافسة.
- في حالة ظهور منتجات جديدة في السوق ، يجب أن تتسرع في إبرام اتفاقيات على الفور مع الموردين المعنيين للبقاء في الصدارة.
أهداف إدارة المشتريات
- يهدف قسم المشتريات إلى مراقبة عملية الإنتاج وتوفير ما تحتاجه المنظمة بالسعر المناسب وبحالة جيدة.
- الهدف من تحقيق الربح هو أحد أهم أهدافها لأنه يعمل دائمًا على تقديم المنتجات والخدمات للشركة من خلال توفير الموارد بأقل الأسعار.
- انتبه لعنصر الوقت في عملية الشراء ، لأنه مسؤول عن مراقبة وقت تسليم الطلب ، لأن أي تأخير يعرقل عملية الإنتاج بأكملها وبالتالي يؤثر على الأرباح المتوقعة.
- يحاولون إبرام عقود الشراء بأقل الأسعار الممكنة ، سواء من المواد الخام أو المعروضة في السوق ، بحيث تحصل المنظمة على هامش ربح.
- أهمية الحصول على مواد عالية الجودة وبالتالي إنتاج منتجات عالية الجودة لتحقيق المزيد من الربح وإرضاء العملاء بمختلف الأذواق.
- نحاول دائمًا التعامل مع أفضل الموردين من حيث الالتزام والسعر المناسب.
- لهذا السبب تبحث في السوق عن أفضل الصفقات على المنتجات المعروضة وتلتزم بها.
- تتفاوض مع عدد من الموردين للحصول على بدائل مناسبة في حالة عدم تمكن أحدهم من موعد التسليم أو تأخره.
- يحاول الموظفون داخل القسم التعامل بشكل جيد مع الموردين لتقوية علاقتهم بالمنظمة لأن المورد جزء أساسي منها.
- الحاجة إلى التعاون بين إدارة المشتريات والإدارة الأخرى ، خاصةً أنه القسم المسؤول عن ضمان متطلبات سير العمل الخاصة بهم.
ما هي إدارة المستودعات
- تهتم كل منشأة بتوفير مساحة كافية بمواصفات خاصة لتكون مناسبة للتخزين الآمن للإمدادات.
- في البداية ، يمكن ضمان ذلك عن طريق الاستئجار من صاحب عمل أو استخدام غرفة صغيرة من مؤسسة تخزين.
- ومع ذلك ، بعد تطوير الشركة ومنتجاتها ، فإنها تحتاج إلى مساحة أكبر لتخزين المواد بطريقة منظمة بحيث يسهل الوصول إليها مع توفر عنصر التكلفة ذي الصلة.
- تهتم الإدارة دائمًا بجودة تخزين المواد وفقًا لطريقة التخزين المناسبة ، بالإضافة إلى ضرورة توزيعها بطريقة لا تتلف.
- يمكن أن تتسبب مساحات المستودعات الكبيرة التي تحتوي على كميات كبيرة من المخزون بالإضافة إلى عدد كبير من الموظفين في حدوث إصابات ، خاصةً إذا كانت غير منظمة.
- لذلك ، من الضروري الاتفاق مع السلطات ذات الصلة ، مثل مكتب السلامة المهنية ، للتعامل مع مثل هذه الحالات.
مهام إدارة المستودعات
واجبات إدارة المستودعات هي:
تحسين عملية الإنتاج:
- عندما تضم الإدارة عددًا من الموظفين ذوي الخبرة الكبيرة ، يكون من السهل على الإدارة تحقيق نجاح كبير والارتقاء بالمؤسسة ككل.
- لأن إدارة المستودعات هي المسؤولة بشكل أساسي عن عملية الإنتاج.
- عند تحديد سعة المستودع وما يحتويه من كمية الموارد والمتطلبات اللازمة لتشغيل عملية الإنتاج وفقًا لمتطلبات العميل ، يكون الموقف أسهل في تلبية المتطلبات.
- في حالة وجود عجز عليك معرفته والتعامل معه على الفور.
- يتم ذلك عن طريق إرسال طلب إلى قسم المشتريات لإبلاغهم بهذا العجز.
- وبعد معرفة الكميات المتوفرة في المتجر ، يتم طلب المنتجات التي تم بيعها تقريبًا بحيث يمكن الحصول عليها في الوقت المناسب دون انقطاع الإنتاج.
- وبالتالي تقلل الإدارة من تكاليف الإنتاج والضغوط العملية التي تتعرض لها الشركة.
لحد من أضرار:
- الأهداف الأساسية لهذا القسم هي سجلات الجرد المستمرة والكشف عن النقص أو التلف أو سرقة المواد.
- يمكنه أيضًا تحديد الطلبات التي تم إرسالها عن طريق الخطأ إلى عملاء أو شركات أخرى.
- هذا سيحافظ على أرباح الشركة لأن أي نقص في المخزون سيؤثر عليها ويلحق الضرر بها.
- كما أن هناك العديد من الأساليب الحديثة التي يمكن أن تساعد الموظفين على تجنب الأخطاء ، مثل: تركيب كاميرات مراقبة أو أجهزة إنذار ضد السرقة.
أهداف إدارة المستودعات
- حاول الاستفادة من المساحة بشكل جيد حتى تتمكن من توفير المخزون والمعدات المستخدمة.
- سهولة الوصول إلى الموارد المتاحة بفضل التنظيم والترتيب المناسبين.
- مسؤول عن الاستلام والتسليم والتخزين الجيد مع الفرز المستمر والكتابة في السجلات الخاصة.
- بالإضافة إلى فحص الطلبات والمرتجعات ، فإنه يهتم أيضًا بأوامر التعبئة والشحن للعميل.
- العمل على مراقبة المخزون والتأكد من تطبيق عوامل الصحة والسلامة المهنية.
أفكار لتطوير قسم المشتريات
هناك العديد من الأفكار التي يمكن استخدامها لتطوير قسم المشتريات ، ومنها:
تحديد نقاط القوة والضعف:
- أولاً ، من الضروري دراسة الوضع الحالي ومعرفة الجوانب التي يوجد بها خلل وتحتاج إلى تطوير.
- ستؤثر نقاط الضعف على القسم بأكمله وتخلق فجوة في عمله من شأنها أن تؤثر على أهداف الشركة ككل.
- لذلك من الضروري الاهتمام بهم والتواصل معهم من خلال: توفير التدريب لتقييم أداء الموظفين أو مقابلة الموظفين مع الآخرين الذين لديهم خبرة في الشراء حتى تتاح لهم الفرصة للاستفادة منها.
تحديد أداء عملية الشراء:
- خفض التكلفة: من خلال مقارنة سعر الشراء السابق بالتكلفة الحالية ، وإذا كانت التكلفة الحالية أقل ، فقد تمكن قسم المشتريات من تحقيق الهدف بنجاح.
- تحسين الجودة: أيضًا مقارنة جودة المنتج السابقة والحالية ومعرفة أيهما أفضل لأن القسم يمكنه تطوير جودة المنتج وفقًا للإستراتيجية الجديدة.
- تخفيض تكاليف النقل: من أهم أهداف الشراء تقليل تكاليف النقل من خلال التفاوض مع شركات النقل أو طرح العطاءات بأقل الأسعار.
أهم طرق تطوير إدارة المستودعات
- استخدم برنامج خاص.
- حدد المخزون المستهدف.
- أهمية الربط مع إدارة المشتريات وتتبع الأسعار ودراسات فروق الأسعار.
- تسجيل حركات الصرف في جداول كمية المخزون.
- جرد مستمر مع إعادة تقييم جميع المواد المخزنة وإدارتها.
- شاهد ما يسمى بالتوازن الميت.
- اتبع أول ما يدخل ، أول خارج القاعدة.
- تطوير التقنيات الحديثة للتحكم الجيد في المواد المخزنة.
لذلك قمنا بتزويدك بمسح كامل لإدارة المشتريات والمخازن ، ولمزيد من المعلومات يمكنك ترك تعليق أسفل المقال وسنقوم بالرد عليك على الفور.