هل مجال إدارة المكاتب له مستقبل؟
يتساءل الكثير من الناس عما إذا كانت إدارة المكتب ستخصص له مستقبلًا أم لا؟ هل الصقر متوقع أن يطلب عمال في هذا المجال؟
وكما أفاد مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، فإن النسبة المئوية للتوظيف في إدارة المكاتب يمكن أن تزيد بنسبة 12٪ بين عامي 2012 و 2022 ، مما يعني أن 500 عامل إضافي سيكونون متاحين خلال تلك الفترة.
وإذا كنت تتساءل عما إذا كان لإدارة المكاتب مستقبل ، فبالطبع هو كذلك ، يمكن لأي شخص التقدم أثناء العمل في هذا المجال ليصبح مدير مكتب ثم يكون مسؤولاً عن الكثير من أعمال شركة أو مؤسسة ، بما في ذلك ما يلي:
- تنظيم وتخطيط أهم الاجتماعات واجتماعات الشركة.
- إدارة وتنظيم المراسلات داخل وخارج المكتب بما في ذلك البريد الإلكتروني ومعالجة الشكاوى نيابة عن موظفي المكتب.
- توفير النقل والإقامة لرجال الأعمال في جميع رحلات العمل.
- مراقبة الشخص والإشراف عليه على عمل فريق الإدارة وتوجيهه وتقويض المهام عند الضرورة.
- إدارة الميزانيات لشراء أهم مستلزمات الشركة بما في ذلك المكاتب والصيانة.
- تنفيذ وتنظيم اجتماعات مجلس الإدارة ، بما في ذلك تنفيذ جدول الأعمال وتوزيعها لاحقًا.
- تنسيق الأعمال الورقية ونظام الملفات على الكمبيوتر والإنترنت للحفاظ على جميع الوثائق بالشكل الصحيح.
- زود الموظفين الجدد بالمعدات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم ومساعدتهم على الاستقرار.
طبيعة دراسة إدارة المكاتب
هناك العديد من الدورات التدريبية المختلفة في هذا المجال وعلى الرغم من اختلافها باختلاف الجامعة أو الكلية ، إلا أنها غالبًا ما تتضمن ما يلي:
- دورة تكنولوجيا المكاتب ، دورة الرياضيات التجارية ، دورة تطبيقات برامج الكمبيوتر ، دورة إدارة السجلات ، دورة إدارة الأعمال.
- قد يشمل التسويق والموارد البشرية والإجراءات المكتبية وأساسيات الكمبيوتر والسلوك التنظيمي.
- في نهاية سنوات الجامعة يكون الطالب حاصلاً على درجة البكالوريوس.
طبيعة العمل في مجال إدارة المكاتب
- على الرغم من أن خريجي المجالات الأخرى يتقدمون في هذا المجال ، إلا أن الأولوية تعطى عادة لأولئك الذين حصلوا على درجة البكالوريوس في مجال إدارة المكاتب أو إدارة الأعمال.
- خريجو هذا التخصص حاصلون على تعليم في مجال الأعمال ، ويمكن لخريجي هذا التخصص العمل مبدئيًا في قسم الاستقبال أو إدخال البيانات.
- ثم يتم ترقيتهم ويعملون كمدير مكتب في شركة أو قطاع آخر.
- سيهتمون أيضًا بكل ما يتعلق بالبريد الإلكتروني والتتبع والمكالمات الهاتفية وتنظيم المستندات وتنسيق الاجتماعات وإدارة مستندات الشركة.
- كما أنهم مسؤولون عن المهام الإدارية في المنظمة والإشراف عليها وتنظيم أنشطة باقي الموظفين.
- هذا لضمان إكمال المهام الأساسية في الوقت المحدد.
العمل في المكتب
- التخطيط: نظرًا لأن مديري المكاتب يعتمدون على فعاليتهم في التخطيط المنسق لتحقيق الأهداف المرجوة ، ولكن قبل ذلك يجب تحديد أهداف الشركة ، لذلك يجب أن نخطط نهجنا لتحقيق ذلك.
- التنظيم: بالإضافة إلى وجود إدارة فعالة داخل المكتب ، يجب أن يتم التخطيط والتنظيم ، لذلك ، يجب أن تكون المواد المناسبة لكل مهمة في متناول اليد متاحة لإكمال البرنامج بنجاح.
- التوظيف: يعد تعيين أعضاء الفريق أحد أهم الوظائف لمديري المكاتب ، لذلك من الضروري أن يكون التوظيف والتعيين منظمًا جيدًا.
- الاتصال: يلعب الاتصال دورًا رئيسيًا في إدارة المكاتب ، سواء عن بعد أو داخل المنظمة ، والتواصل ضروري ولا غنى عنه على جميع المستويات ، سواء كانت الإدارة أو أصحاب المصلحة.
- المعرفة بالتكنولوجيا المناسبة: يعني الاستثمار في الأدوات والتقنيات المناسبة بشكل عام لأنها تعتبر إحدى الوظائف الأساسية لإدارة المكاتب وتؤكد أن التكنولوجيا تتطور باستمرار.
- الإلهام والتحفيز: من المهم لمديري المكاتب التركيز على الجوانب العقلية والنفسية للموظفين ، حيث يساعد التحفيز المستمر للموظفين على تحقيق أفضل قدراتهم ويبني الثقة بين أعضاء الفريق والمدير.
- التدريب وبناء الكفاءة: من الضروري تحديد الاحتياجات التدريبية وزيادة مستوى كفاءة موظفي المكتب.
أنواع الوظائف المكتبية
من أجل معرفة ما إذا كان تخصص إدارة المكاتب له مستقبل أم لا ، نحتاج إلى التعرف على أنواع وظائف إدارة المكاتب ، وهي كالتالي:
- إدارة المكاتب للشركات: تشمل مديرًا في كل فرع لشركة معينة ، لذلك يشرف مدير المنطقة على جميع المديرين في الفروع الأخرى.
- السفر بين مواقع الشركة هو جانب رئيسي من هذه الوظيفة.
- إدارة المكتب الطبي: تتطلب هذه الوظيفة أن يكون لديك معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية بالإضافة إلى قوانين الرعاية الصحية.
- يعمل مديرو هذه المكاتب داخل المكاتب ويشرفون على جميع مساعدي الأطباء.
- إدارة المكاتب القانونية: تتطلب هذه الوظيفة خبرة عملية في القانون ومعرفة عميقة بالإجراءات القانونية ، ويشرف على المساعدين الإداريين مدراء المكاتب.
- إدارة المكاتب الافتراضية: في هذا النوع من مدير المكتب يعمل بدوام جزئي في العديد من الشركات الصغيرة.
- ويرجع ذلك إلى رغبة هذه الشركات في التعاقد معها لوظائف إدارة المكاتب الافتراضية.
مهارات إدارة المكاتب
من بين أهم الأشياء لمديري المكاتب مهارات التعامل مع الآخرين. قد يعمل مدير المكتب كحلقة وصل لمختلف الإدارات في الاتصالات بين الإدارة العليا والموظفين أو بين الموارد البشرية والموظفين.
تعد المهارات الفنية أيضًا مهمة جدًا لأنها يمكن أن تكون ذات قيمة مضافة كبيرة ، خاصةً عندما يتغير دور مدير المكتب باستمرار.
مع التدريب المستمر نلاحظ أن قدرة الشخص على العمل مع البرامج وفهم القوانين المتعلقة بالعمل تزداد بشكل كبير ، وتزداد أهمية الخبرة الفنية بمرور الوقت ، ونحتاج إلى التركيز على بعض المهارات المهمة مثل:
- المهارات التنظيمية: وهذا يعني أن التنوع في عدد طلبات الحصول على دور ما يدل على التنظيم الجيد لمديري المكاتب ، ولكن بالأحرى أنهم الأفضل.
- مهارات التعامل مع الآخرين: القدرة على التعامل مع جميع الموظفين وإحداث انطباع جيد لدى الزوار.
- مهارات الاتصال: تعني أن الموظفين لديهم أفكار واضحة حتى تتمكن الإدارة العليا من التخطيط للمستقبل.
خصائص مدير المكتب الفعال
- يجب أن يكون مدير المكتب قائداً ، مما يعني أنه يجب أن يكون قدوة حسنة لجميع الموظفين من حوله.يمكن للمدير القائد القوي أن يحقق النجاح العام.
- لديهم مهارات اتصال قوية لأنها من بين أهم المهارات التي يجب أن تتمتع بها في جميع الأدوار المهنية.
- يجب أن يتمتع المدير بالثقة والإيمان بالنفس ، لأن الثقة بالنفس تجعل الآخرين يؤمنون بقدراتك والقرارات التي تتخذها.
- الحاجة إلى أن تكون قادرًا على تحفيز الآخرين ، فإن أحد أهم واجبات المدير هو تحفيز موظفيه باستمرار.
- احترام المدير للموظفين ، حيث يعتبر ذلك من أهم الإجراءات التي تؤدي إلى فهم المدير لفريقه ومعرفة الأشياء التي تؤثر على أدائهم.
- الاجتهاد والمثابرة لتحقيق الأهداف المرجوة ، والجهد المستمر لإكمال شيء ما ليس سوى أكبر دليل على الاجتهاد.
لذلك عرفنا ما إذا كان التخصص في إدارة المكاتب له مستقبل أم لا وتحدثنا بالتفصيل عن كل ما يتعلق بتخصص إدارة المكاتب لأن الكثير من الناس يبحثون عن أفضل تخصص لهم لتحقيق هدفهم من خلاله.