ما هي الأخبار
- التقرير هو مستند مكتوب لأغراض محددة ومن خلال التقرير يتم تقديم سلسلة من المعلومات أو أدلة معينة.
- يتم عرض المعلومات بطريقة واضحة ومنظمة في التقرير وهذه المعلومات مقسمة إلى عدة أقسام والهدف منها تسهيل قراءة التقرير وتحقيق النتيجة المرجوة.
نصائح لكتابة رسالة
هناك بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها قبل البدء في كتابة تقريرك وهذه النصائح هي:
1- الغرض من كتابة المحضر
- إذا تم تكليفك بكتابة تقرير وتقديمه إلى مدير المدرسة أو رئيسك في الجامعة ، أو تم تكليفك بإعداد تقرير لأي غرض آخر ، فيجب عليك تحديد الغرض من كتابة التقرير ، فهذه هي الطريقة التي تحددها الجمهور المستهدف الذي سيقرأها.
- بمجرد تحديد جمهورك ، ستتمكن من كتابة جميع المعلومات المطلوبة بالضبط في هذه الرسالة لأنك تعرف من هو المقصود بقراءتها.
2- المنهج العام للتقرير
اكتب تقريرك من أعلى إلى أسفل لتنظيم أفكارك. عند بدء الكتابة ، اتبع هذه الخطوات بالترتيب المذكور:
- ابدأ بكتابة ضربات عريضة.
- ثم اكتب الفروع العريضة.
- اكتب كل فقرة على هيئة عدة نقاط أو جمل.
- أثناء مرحلة مخطط الفقرة ، فكر أيضًا في مخطط يمكن أن يكون جزءًا من التقرير.
3 – النقاط التي تجعل الخبر جيداً
- عندما تحتوي الرسالة على شيء جديد ، يمكنك التعلم.
- إذا كانت الرسالة تمنحك مهارة معينة ، فيمكنك استخدامها.
- تحليل الرسالة للأحداث المتعلقة بمشكلة معينة.
- عند استخدام أي مصادر في تقرير ، يجب أن تكون هذه المصادر جزءًا من التقرير.
4- تجميع التقرير
يمكن عرض الرسالة بهذا الهيكل أو التنسيق ، ولكن يمكنك أيضًا تغيير هذا الهيكل كما تريد ، فهذه مجرد قواعد عامة:
- العنوان: يجب أن يكون شيقًا وجذابًا ويجب أن يحتوي على فكرة الرسالة أو ما تدور حوله.
- الملخص: ويتكون من فقرتين يتم من خلالها تقديم ملخص للتقرير.
- مقدمة: يتضمن التقرير أحيانًا مقدمة تحدد الموضوع أو المشكلة التي سيناقشها التقرير.
- المعلومات الأساسية سوف تجد في التقرير.
- الجزء المنهجي الذي يحتوي على موجز وعدد من المفاهيم مع النتائج المحققة والاستنتاجات والتوصيات.
5- مرحلة كتابة التقرير
- المرحلة الأولى هي فهم الرسالة نفسها ، أي فهم الغرض من كتابة هذه الرسالة.
- ثم تأتي مرحلة جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بموضوع التقرير ، والتي تعتمد جودتها على نوع التقرير الذي تكتبه والغرض منه. يمكنك قراءة بعض الموارد لمساعدتك في كتابة تقريرك.
- تنظيم وترتيب جميع الأفكار عن طريق وضع تلك الأفكار في شكل متسلسل.
- حلل هذه الأفكار.
- ثم ابدأ في كتابة رسالتك.
أهمية كتابة تقارير الأعمال
- أوراق العمل هي مجموعة من المستندات التي تصف حالة المنظمة وتعمل كمرجع لكل موظف جديد في الشركة.
- تعد الجداول الزمنية واحدة من أفضل وسائل الاتصال بين المدير والعاملين لأنه يمكنه تتبعها جميعًا من خلال هذه الجداول الزمنية.
- هذه التقارير هي الوسائل التي يمكن من خلالها كتابة أي مقترحات محددة تتعلق بموظف معين.
- من خلال هذه التقارير ، يتم تسليط الضوء على جميع المزالق والعيوب في العمل ، مما أدى إلى فرصة للتقدم في هذه المؤسسة.
- إذا كنت ترغب في تعيين سلسلة من الأهداف الإستراتيجية ، فلا يمكن تنفيذ هذه الخطوة إلا إذا كانت هناك تقارير توضح حالة الموظفين والمديرين.
نموذج لكتابة تقرير موظف
في بعض الأحيان تحتاج المؤسسة إلى نموذج لكتابة تقرير عن موظف وقد يكون هذا التقرير ناتجًا عن موظف أو يتم كتابة تقرير بانتظام لجميع الموظفين ولأغراض أخرى ، وهذا هو النموذج:
- يبدأ التقرير بتحية القارئ ، ثم كتابة الغرض من كتابة هذا التقرير ، مع بيان اسم ووظيفة هذا العامل والمنظمة التي يعمل بها.
- في حالة إرسال هذا التقرير إلى المشرف ، يجب أن يتضمن التقرير اسم المشرف مع تاريخ بدء الموظف والوقت الذي يقضيه في المؤسسة.
- يتم بعد ذلك إدخال محتوى الرسالة واستخدام العبارات المناسبة وغير المسيئة إذا كانت الرسالة إيجابية أو سلبية.
- السجلات مرفقة بالتقرير. إذا كان التقرير سلبياً بسبب غياب الموظف وتكراره ، يتم إرفاق كشوف الحضور بالتقرير. إذا كان التقرير إيجابيًا ، يتم إرفاق مراجعات العملاء الإيجابية حول الموظف به.
- ثم نكتب خاتمة بتحية للقارئ وشرح لسبب كتابة هذه الرسالة.
- نتحقق من المراجعة للتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية وللتأكد من أنها مفهومة وليست غامضة.
تعريف الجدول الزمني
- تقرير الأعمال هو تقرير يحتوي على سلسلة من البيانات والمعلومات التي تم تلخيصها في نقاط.
- هناك مؤسسات تطلب النصوص في شكل شفهي ، وتطلب مؤسسات أخرى النصوص المكتوبة ، وهذا النموذج هو الأفضل والأكثر احترافًا.
- عند كتابة تقارير العمل ، سيكون من السهل توصيل الغرض منها برابط يتضمن كل هذه التقارير التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت لاحق.
أهمية كتابة تقرير وظيفي
- تعتبر الجداول الزمنية مهمة للغاية لأنها توثق الجهود التي يبذلها الموظفون داخل الشركة.
- إذا لم يتم توثيق جهود الموظف من خلال هذه التقارير ، فسيشعر الموظفون أن وقتهم يضيع.
- تعد الجداول الزمنية أهم حلقة وصل بين الموظفين وأصحاب العمل ، ومن خلالها يتعرفون على جهود الموظفين في شكل أرقام وإحصاءات.
نموذج لكتابة تقرير وظيفي
- تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الغرض من هذه الرسالة ثم تحديد المدير أو القارئ الذي سيتم إرسال هذه الرسالة إليه.
- نحدد المعلومات التي سيحتويها التقرير ثم نلخصها.
- نكتب الأفكار الرئيسية بترتيبها المنطقي ويجب أن يحتوي التقرير على جميع المعلومات.
- يمكن الاستدلال على بعض ما ورد في التقرير من الأدلة.
- في النهاية ، يتم كتابة تحية للقارئ ويتم فحص الرسالة للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية.
نموذج متابعة تقدم العمل اليومي
تطلب بعض المنظمات من الموارد البشرية كتابة تقارير كل يوم تشير إلى كيفية تقدم العمل في المنشأة. لكتابة هذه الرسالة ، يجب عليك الالتزام بما يلي:
- يجب أن يتضمن هذا التقرير اسم الموظف ومنصبه.
- يتم كتابة ما إذا كان هذا الموظف يؤدي وظيفته أم لا ، موضحًا ما إذا كان يضيف شيئًا جديدًا إلى الوظيفة أو يعمل بشكل تقليدي.
- نحن نكتب لغرض التقرير ، وشرح الإيجابيات والسلبيات الموجودة مع هذا الموظف.
- يجب أن تكون هذه الرسالة قصيرة وبسيطة.
اكتب تقريرًا عن موظف سيئ
- يتم كتابة تقرير عن موظف سيئ بنفس شكل تقرير عن موظف منتظم ، والفرق في المحتوى مع دليل يثبت هذه السلبيات على الموظف.
- ومن النقاط المهمة إبلاغ الموظف بهذا التقرير السيئ الذي كتب عنه وإطلاعه على حقه في الدفاع عن نفسه.
أهمية الدقة في كتابة التقارير
- يجب كتابة التقرير بشكل احترافي ، حيث يجب أن تأخذ في الاعتبار في التقرير تقسيم الفقرات ومراعاة علامات الترقيم في مواضعها الصحيحة.
- من ناحية أخرى ، يجب أن يركز محتوى التقرير على الغرض الرئيسي الذي كتب من أجله حتى يكون التقرير واضحًا وقادرًا على نقل فكرته الرئيسية.
- نظرًا لأهمية الدقة في كتابة التقارير ، ظهرت وظيفة مؤخرًا لتتخصص فقط في كتابة التقارير.
في نهاية هذا المقال تحدثت عن شكل كتابة تقرير عن موظف ، ذكرت طريقة كتابة التقرير وأهم النقاط التي يجب أن يحتويها وأهمية الإبلاغ في المؤسسات.