السكرتير التنفيذي ومفهوم إدارة المكاتب.
تم تصميم مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب ؛ Con el fin de proporcionar a los participantes conceptos científicos modernos relacionados con el trabajo de secretaría, la gestión del trabajo de oficina, las habilidades de etiqueta y protocolo, y el desarrollo de sus habilidades en la organización de reuniones y el trato con los demás y الأخرين.
السلوكيات التي يجب على رؤساء المكاتب والأمناء التنفيذيين اتباعها وتستهدف هذه الدورات جميع السكرتارية ورؤساء المكاتب وموظفي إدارة المكاتب العليا أو المرشحين المستقبليين لهذا المنصب.
مفهوم السكرتير
- يشير مصطلح (سكرتارية) إلى مجموعة من الشركات التي تهدف إلى تقديم الدعم الإداري في الموقع ، وتعرف أيضًا بوظيفة مصممة لتزويد الإدارة بكافة المعلومات والبيانات التي تساعد في دعم وتطوير الشركة وبيئة العمل لتوفيرها. زمن. والطاقة وتقليل الحمل المتراكم المتعلق بالعمل اليومي.
- يعتبر العمل السكرتاري من المهام الإدارية المهمة في بيئة العمل ، ويمكن إرجاع ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا.
- يهتم الأشخاص الذين يعملون في مجال السكرتارية بالحفاظ على سرية جميع المعلومات ، فالأمانة ومصداقية العمل والقدرة على الكتابة والقراءة هي بعض الشروط الأساسية وأحد شروط الحصول على هذه الوظيفة.
- أما اسم السكرتير فهو مشتق من الترجمة الأصلية لكلمة Secreto والتي تعني سري ، وتدل على أهمية هذا العمل.
- يتولى السكرتير متابعة جميع المستندات والمستندات والملفات ، ويرتبط بالعمل قبل وصوله إلى المدير أو الشخص المسؤول عن العمل الإداري.
- مع مرور الوقت ، أصبحت وظائف السكرتارية مطلوبة في معظم أماكن العمل مثل: مكاتب المحاماة والشركات الخاصة والعيادات الطبية والمستشفيات.
السكرتير التنفيذي
يعتبر السكرتير التنفيذي من الأشخاص الذين لديهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، ويعمل السكرتير التنفيذي على أداء معظم المهام ، حيث أنه حجر الزاوية في العمل المؤسسي والتطوير ، ودور السكرتير التنفيذي فيه. حساسة وضرورية.
أهمية السكرتير
مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر) ، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح ، وأهمية قسم السكرتارية تتزايد وتعتمد على النقاط التالية:
- التعاون معهم لتقليل ضغط العمل وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام.
- تنسيق جميع أنواع العمل ، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك.
- تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
- التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس بالعكس.
- تحقق من المستندات وتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
ميزات السكرتير
يتمتع السكرتير بعدد من الميزات وهي:
- يعد الالتزام بالصدق في المعاملات من أهم سمات أعمال السكرتارية.
- يجب أن يكون السلوك الجيد مهذبًا.
- ذكي وسريع في العمل.
- القدرة على استخدام اللغة المناسبة للتعبير عن موضوع المناقشة بالطريقة الصحيحة.
- الصبر والقدرة على العمل تحت الضغط.
- تأكد من جدولة وتنسيق جميع المهام اليومية.
- تنقل ممتاز واستعداد للعمل فور انتهاء الدوام الرسمي.
- احترم الجميع ولا تحتقرهم.
وظائف سكرتير
للأمانة العامة عدة وظائف مهمة في مجال العمل ، منها:
- تتبع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة كل يوم وأرسلها عندما تكون جاهزة في الوقت المحدد.
- تأكد من جدولة المواعيد والتفاعل مع الآخرين وفقًا لجدول منظم حتى يتمكنوا من رؤية الطبيب أو المدير أو القائد في العمل.
- ضمان تطبيق جميع الوظائف التشغيلية والإدارية من خلال الاعتماد على المعدات الإلكترونية لدعم التطبيق الدقيق والصحيح.
- إعداد جميع التقارير والنماذج للموظفين والعملاء في مكان العمل.
وظائف سكرتير تنفيذي
- يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، ثم يعرضها على المدير ويظهر كل بريد إلكتروني ويقوم بتحديث التعليمات وفقًا لمحتوى البريد الإلكتروني ، ويتم توزيع البريد الإلكتروني على جميع الإدارات ذات الصلة حسب أهميته.
- يتلقى السكرتير التنفيذي عدة مكالمات مهمة لفهم من المتصل والغرض من المكالمة ، ثم يقوم بإعادة توجيه المتصل إلى الوجهة التي يبحث عنها.
- يسجل جميع المكالمات التي تم إجراؤها ويسجل الأهداف خلفها ، وبعد ذلك يتم تقديمه إلى المدير.
- كما نظم الأمين التنفيذي جميع اجتماعات الشركة ، وأثناء حجز الغرفة المناسبة ، أرسل سلسلة من الدعوات لأولئك الذين اضطروا إلى حضور تلك الاجتماعات.
- جدول التكوين.
- إعداد كافة المواعيد والبيانات الخاصة بكل زائر للمدير.
أهداف السكرتير التنفيذي وخطة التدريب على إدارة المكاتب
- فهم مفهوم السكرتير التنفيذي وأهميته في إدارة مكتب المنظمة.
- فهم واجبات السكرتير التنفيذي والمهام التي يجب أن يؤديها السكرتير.
- فهم كيفية تحسين الأداء في التعامل مع الآخرين والأولويات.
- تعلم كيفية التغلب على التسويف والتوتر بين كبار المديرين.
- تنمية مهارات السكرتارية في إعداد وتنظيم الاجتماعات الناجحة.
- تحديد المنطقة التي ستسيطر عليها الأمانة العامة كإدارة عليا للمكتب.
- تنمية مهارات الاتصال والقدرة على الابتكار لأمناء السر المتميزين.
- تعرف على 10 أخطاء للسكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها.
- تحديد الكفاءات التي يجب أن يمتلكها مشرفو الإدارة العليا.
- تنمية مهارات الاتصال لأمناء السر المتميزين.
- تعلم مهارات كتابة التقارير والملاحظات ومحاضر الاجتماعات مع الأمناء المتميزين.
- تمارين عملية وأمثلة عملية تتعلق بمهارات السكرتير التنفيذي.
العناصر التي قد تعجبك:
موضوع إعادة التدوير
معلومات عن العاصمة الادارية الجديدة
عملة البرتغال قبل اليورو
محتوى خطة الدورة
الوحدة 1: المفاهيم الأساسية للأمانة التنفيذية.
- مفهوم الأمين.
- أهمية أعمال السكرتارية التنفيذية.
- العمل الذي قام به الأمين التنفيذي.
- مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
- الصفات الشخصية والعلمية للسكرتير التنفيذي.
- عشر وصايا لسكرتير تنفيذي ناجح.
- مقارنة عمل السكرتير في أوروبا وأمريكا واليابان والدول العربية.
الوحدة 2: سكرتير تنفيذي ، يقوم بإعداد وصياغة الرسائل والمذكرات والتقارير
- تحضير وكتابة الرسائل والملاحظات.
- إعداد وكتابة التقارير.
الوحدة 3: الأمين التنفيذي والتحضير للاجتماع
- دور السكرتير في الاجتماع التخطيطي.
- ورقة السكرتير في اليوم السابق للاجتماع.
- دور السكرتير يوم الاجتماع.
- دور السكرتير خلال الاجتماع.
- دور السكرتير بعد الاجتماع.
الوحدة 4: السكرتير التنفيذي ، إعداد المقابلة والتعامل مع زوار المكتب
- السكرتير والتحضير للمقابلة.
- السكرتير والتعامل مع زوار المكتب.
الوحدة 5: الأمانة التنفيذية وإدارة الوقت.
- الأمين مفهوم إدارة الوقت.
- حقائق عن الوقت.
- مبادئ وأسس إدارة الوقت لأمناء السر.
- كيف تخطط السكرتيرة لإدارة وقتها اليومي؟
- عوامل خارجية تضيع وقت السكرتيرة.
- عوامل داخلية تضيع وقت السكرتيرة.
- ماذا يمكن أن يخرج السكرتير عن العمل.
الوحدة 6: السكرتير التنفيذي ، مهارات الاتصال ، التحدث الفعال والاستماع الجيد.
- مفهوم ونوع الاتصال.
- عناصر أو مكونات عملية الاتصال.
- أهمية التواصل مع الأمانة.
- مفهوم الكلام الفعال.
- كيف يطور السكرتارية مهارات التحدث الفعالة.
- مفهوم الاستماع.
- كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة؟
الوحدة 7: السكرتير التنفيذي والاتصال الهاتفي.
- القواعد العامة لاستخدام اتصالات السكرتارية الهاتفية
- يوجه الرئيس السكرتير عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الهاتفية.
- الأمين ولفت الانتباه.
- كيف يكمل السكرتير تحويل المكالمات الواردة إلى هاتف المدير؟
- كيف يرد السكرتير على الهاتف في غياب المدير.
- السكرتير والاهتمام بالمكالمات الصادرة.
- كيفية استكمال سجل الاتصالات الصادرة من السكرتير.
الوحدة الثامنة: السكرتير التنفيذي وكيفية التعامل مع الآخرين.
- كيف تعرف الأشخاص الذين تتفاعل معهم؟
- كيف يعامل السكرتير رئيسه؟
- كيف يعامل السكرتير المرؤوسين؟
- كيف تعامل السكرتيرة زملائها؟
- كيف يتعامل السكرتير مع العملاء؟
الوحدة 9: السكرتير التنفيذي والآداب
- قواعد السكرتير والتعيينات والعرض.
- قواعد السكرتير والمصافحة.
- قواعد السكرتير والمحادثة.
- سكرتير وقواعد للمدخنين.
- السكرتيرة وابتسامة وقواعد الجلوس.
- امين وشكر وقواعد اعتذار.
- أمين السر وقواعد الإتيكيت.
- سكرتير وقواعد النظافة.
- الآداب العامة للأمانات والمكاتب.
الوحدة 10: تنفيذ الأمانة وقواعد البروتوكول
- الأمين وقواعد الأولوية.
- سكرتير وقواعد الاتصال الرسمية.
- الأمانة وقواعد الحفلات والمآدب.
- قواعد الزيارات الرسمية والسكرتارية.
- السكرتير ومعايير الغذاء.
- السكرتير والملابس.