ما هي صفات التخطيط الفعال

ما هي خصائص التخطيط الفعال؟

يعد التخطيط الفعال أحد الوظائف الرئيسية للإدارة ، لذلك يمكن القول أنه لا يمكن التحكم في أي شيء دون التخطيط الفعال للأسباب التالية:

يتم تنفيذ جميع وظائف النظام بالكامل على أساس وقواعد التخطيط.
يحدد التخطيط أهداف المنظمة بالكامل وبالتفصيل على مدى فترات زمنية طويلة.
يحدد جميع الوسائل اللازمة مع بعض البدائل لاختيار أفضل طريقة لتحقيق الأهداف المرجوة.
تظهر أحياناً بعض التحديات أو الصعوبات أو المخاطر ، ويتم تحديد الطرق المناسبة للتعامل معها على النحو التالي:
- ضع أهدافًا لفترة زمنية معينة.
- ابتكار أفكار لتحديد مسار العمل وتحقيق أهداف النظام.
- التحليل المستمر لجميع قطاعات النظام بأكمله ، وتجنب المخاطر ، وتوفير بيئة عمل جيدة لتحقيق الأهداف.
- عدم وجود تساؤلات حول استقرار واستمرارية عمل النظام.
- تقييم جميع الطرق البديلة واختيار الأفضل والمناسب لتحقيق الأهداف المحددة.
- قراءة عقلانية للتغييرات المستقبلية لتحقيق أهداف النظام.

هذا يؤكد أن التخطيط يتكون من جميع أجزاء النظام بأكمله ، وهي:
- تخطيط استراتيجي.
- الخطط التشغيلية والتكتيكية.
- خطط الطوارئ.

ما هو التخطيط

تتكون الإدارة من مجموعة من الوظائف الرئيسية وهي التخطيط والتحليل والتنظيم والتوظيف والقيادة.

التخطيط هو أهم وظيفة لأنه القاعدة الرئيسية والأساس الذي يبنى عليه النظام بأكمله.
التخطيط هو وضع خطة من خلال تحديد جميع الموارد والمهام والإجراءات والجداول الزمنية اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة.
الفرق بين الهدف والخطة:
- استهداف يمكن الوصول إليها بشكل مستقبلي للغاية.
- الخطة يحدد كل الوسائل والطرق لتحقيق الهدف.
يحدد التخطيط أهداف النظام ويحدد الوسائل المناسبة لتحقيق هذه الأهداف.
في الحقيقة التخطيط يسبق عمل المدير العام لأنه يتوقع احتمالية التحديات والمخاطر التي يمكن أن تحدث ، وهذا يساهم في استمرارية العمل لفترة أطول.
يساعد التخطيط المدير على اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة لحل جميع المشكلات وتطوير جميع استراتيجيات العمل وتحديد الطرق المناسبة لتحقيق الهدف بشكل نهائي.

لماذا التخطيط الفعال مهم؟

تكمن أهمية التخطيط الفعال في تحقيق ما يلي:

تحديد أهداف النظام وتوضيحها بالتفصيل.
إنها إشارة لاتخاذ الإجراءات المناسبة والضرورية.
يعمل التخطيط على توجيه المدير إلى أفضل طريق لاتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب.
يساعد التخطيط على توقع المخاطر وتحديد الاحتمالات والوسائل لتجنب المخاطر.
التخطيط هو أداة القياس أو المقياس الذي يتم من خلاله تحديد الأداء الفعلي للنظام وتقييم مستوى العمل بشكل كامل.
يعمل التخطيط كمقياس لاتخاذ القرارات الصحيحة أو اختيار البدائل المناسبة ، بحيث يتم تجنب القرارات العشوائية والمتسرعة.
التخطيط يرفع مستوى التنظيم وقوة النظام:
- لأن عمل التخطيط المسبق يعطي نتائج أفضل بكثير من العمل غير المخطط له.
- النهج العقلاني هو مصدر المنتجات ذات الجودة الممتازة والتكلفة المنخفضة.
التخطيط يجعل مهمة الإدارة أسهل وأسرع لإدارة النظام بكفاءة وفعالية ممتازتين.
التخطيط يحسن إنتاجية الموظف ، من خلال تحديد أهداف واضحة لكل فرد للعمل بعناية كبيرة بحيث يتم رفع مستوى الكفاءة من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.
يعمل التخطيط على التنظيم الإداري بين الإدارات مما يرفع مستوى الكفاءة والأداء داخل النظام.
التخطيط هو عملية تنظيم وتنسيق فعالة لدمج الإدارة المالية والموارد البشرية للمؤسسة.
يحفز التخطيط القدرة على مواصلة التحليل والابتكار والإبداع ، لأن الإدارة يجب أن تكتشف طرقًا وأفكارًا جديدة لمواجهة التحديات أو التهديدات ، والحفاظ على استمرارية الأعمال ، وتحقيق الأهداف.

ما هي خصائص التخطيط الفعال

التخطيط له العديد من الخصائص المهمة للغاية:

أهم وظيفة إدارية: التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والرئيسية والأكثر أهمية.
- بحيث يتم تنفيذ الخطط من خلال تطبيق جميع وظائف النظام لتحقيق الأهداف المطلوبة.
التوجه نحو الهدف: يحدد التخطيط جميع أهداف النظام.
- يحدد خطة سير العمل والطرق الممكنة والبديلة ويقرر أفضل وأنسب طريقة لتحقيق الهدف.
أساس النظام بأكمله: يعمل التخطيط على جميع القطاعات والمستويات المختلفة داخل النظام.
عملية مستمرة: يتم تطبيق التخطيط على مدار فترة زمنية محددة وبمرور الوقت.
- يتم وضع خطة جديدة للتحديث والتطوير ورفع المستويات وزيادة الكفاءة خلال فترات زمنية أخرى ليتم تنفيذها على مراحل متتالية.
إِبداع: التخطيط هو عملية تتطلب قوة عقلية كبيرة.
- ويشمل التحديد والتفكير والتحليل والتخيل والإبداع والإبداع.
العملية المستقبلية: عملية التخطيط هي الدراسة والتحليل والتنبؤ بالمخاطر والمشاكل والتحديات المحتملة.
- وضع رؤية مستقبلية من خلال وضع خطط لتجنبها أو التعامل معها.
عملية إتخاذ القرار: يتم اتخاذ قرار بشأن جميع الطرق أو اختيار الطريقة والحل الأفضل.
- قيم النسبة المئوية للنتائج من حيث النسب السلبية والموجبة.

ما هي أنواع التخطيط

ينقسم التخطيط إلى عدة أنواع:

التخطيط الاستراتيجي: الإدارة الإستراتيجية

هي مهارة وعلم يهتم بصياغة وتنفيذ الاستراتيجيات لتحقيق أهداف محددة وتقييم النتائج المبنية عليها ومقارنتها بأهداف واحتياجات النظام على المدى الطويل ، والعمل على دمج جميع قطاعات وأقسام الدولة. النظام.

الخطط التكتيكية: الخطط الإستراتيجية

وهي خطط محددة مرتبطة بعمليات أخرى داخل النظام من خلال الاهتمام بمسؤولية الإدارات ووظائف الإدارة المختصة لاستكمال الخطة الاستراتيجية.

الخطط التشغيلية

يهتم بجميع العمليات والإجراءات التي تتم في جميع مستويات النظام ، ويجب على الإدارة المختصة تقديم تفاصيل جيدة التخطيط للمهام اليومية
إما أنها خطط مستمرة للنظام أو خطط شخصية على المستوى الفردي يتم تنفيذها مرة واحدة فقط وتنتهي ، على سبيل المثال:
- يتم تعيين ميزانية شهرية لتطوير إعلان معين وترويج يهدف إلى زيادة المبيعات.

خطط الطوارئ

بما في ذلك الكوارث الطبيعية أو الحوادث أو الأزمات أو الأضرار.

المشاكل الشائعة والمتوقعة أحيانًا مثل ؛ المشكلات الفنية يتم التخطيط لفقدان المستندات أو المشكلات الإدارية يوميًا وتعتبر عمل روتيني
يتم التخطيط للطوارئ من خلال الاستجابة للمخاطر وكيفية تجنبها حسب حجم ومستوى النظام.
العمل على تأمين بيئة نظيفة وصحية مناسبة وتغطية كاملة بأجهزة الاستشعار وكاميرات المراقبة وطفايات الحريق وذلك من خلال الاستثمار للتحديث والتطوير.
شارك في المخاطر عن طريق شراء بوليصة تأمين من شركة تأمين لإدارة المخاطر.
حسب مستوى النظام وعدم التخطيط لأدنى المخاطر ذات الأولوية والتعامل معها حال حدوثها.

فئات التخطيط

يتم تصنيف التخطيط وفقًا للعوامل التالية:

أهمية:
- يعتني التخطيط الاستراتيجي بالنظام بأكمله ويشكل رؤية مستقبلية لتحقيق الأهداف.
- يتم تنفيذ التخطيط التكتيكي لتحقيق التخطيط الاستراتيجي
  - مثل تغيير مخطط الأرضية أو إضافة بعض التركيبات الضرورية.
- يهتم التخطيط التشغيلي بالعمليات اليومية مثل الشراء والإنتاج والتسليم.
الوقت:
- التخطيط قصير المدى: يقتصر على فترة زمنية تقدر بسنة واحدة أو أقل.
- التخطيط متوسط المدى: محدد لمدة 2 إلى 5 سنوات
- التخطيط طويل المدى: محدد لفترة تبدأ من 5 إلى 10 سنوات وأحيانًا تصل إلى 20 عامًا.
المستوى: يعتمد على مستوى النظام وطبيعة العمل.
- التخطيط على مستوى الشركة: مثل الشركات المتخصصة في مجال الطيران ، فإنهم يطبقون التخطيط على مستوى الشركة
- التخطيط على مستوى العمل: مثل مصنعي المعدات ، يطبقون التخطيط على مستوى الأعمال.
- التخطيط على المستوى الوظيفي: مثل التخطيط لتحقيق أهداف قسم الإعلان والتسويق أو قسم التوظيف والإدارات المختلفة الأخرى
  - المستوى الرسمي: يتم تصنيف التخطيط وفقًا للمستوى الرسمي إلى
    - التخطيط الرسمي: الخطط التي يتم تنفيذها وفقًا لمنظمة محددة بوضوح وفاعلة.
    - التخطيط غير الرسمي: الخطط التي يتم تنفيذها دون قرارات رسمية واضحة وموثقة.