كيفية كتابة تقرير وأنواعه ؟

كيفية كتابة التقرير وأنواعه.

يعد اتباع النهج المرتب عند الكتابة أحد الإرشادات العامة المهمة التي يجب معرفتها عند كتابة تقرير ، في السطور التالية نقدم لك العديد من التوجيهات والتعليمات التي تسهل عملية الكتابة ، وإليك التفاصيل:

• يجب جمع المعلومات والأهداف الهامة للتقرير.
  • تزويد القارئ برؤية متكاملة للتقرير ، ويجب أن يكون النص خاليًا من الأخطاء اللغوية.
• التقرير بسيط ومألوف بجميع جوانب الموضوع.
• يجب وضع التقرير في ملف ذو طبيعة جميلة حفاظاً على الأوراق عند تلفها.
• يجب تضمين جميع المراجع والمصادر للتقرير ، وكذلك تعيينها.
  • فهرس لمعالجة القضايا الأساسية الهامة المذكورة في التقرير.

تعتمد طريقة كتابة التقرير على العناصر الرئيسية للتقرير وهي:

مقدمة

وهو من العناصر المهمة في كتابة التقرير ويحتوي على مقدمة للموضوع وتفاصيله.

بالإضافة إلى الأهداف التي يجب توضيحها بطريقة متماسكة لتتمكن من رسم الصورة المصغرة للتقرير.

الموضوع

هو أحد عناصر كتابة التقرير لاحتوائه على جميع الحقائق والمعلومات التي تم جمعها فيه ، وجميع المعلومات مكتوبة بطريقة مترابطة ومتسلسلة.

النهاية

يعتبر العنصر الأخير في كتابة التقرير وله وظيفة إعطاء القارئ لمحة موجزة.

موضوع التقرير مع ضرورة التأكيد على جميع النتائج التي تمت كتابتها في التقرير.

كتابة المسودة

هي النسخة الأولية لصياغة التقرير ، وتتميز بالتعديل والتنسيق ، لذلك يجب اتباع كافة التعليمات التي تطلبها الجهة.

يجب إرسال التقرير إلى ، مثل الهوامش وحجم الخط وجدول المحتويات وصفحة العنوان.

لذلك ، يجب ذكر ما يتضمنه التقرير في المقدمة والأهداف والاستنتاجات بشكل مبسط.

ويفضل أن تذكر جميع الأدلة والشروح على المعلومات الواردة في التقرير.

راجع التقرير

تحتوي هذه الخطوة على مراجعة لجميع خطوات كتابة التقرير ، ونذكرك بالعديد من النصائح لتتمكن من مراجعة التقرير بنجاح ، وهي:

• يجب عليك التحقق من وجود أخطاء إملائية.
• اقرأ كل الجمل من البداية إلى النهاية.
• الالتزام بكافة متطلبات ما هو مكتوب في التقرير.
• يطلب الكاتب مساعدة المراجع الخارجي للتأكد من دقة المراجع.

أنواع التقارير

تعتبر كتابة التقارير من الأمور المهمة لتقديم المعلومات ، ولكن التقارير تختلف عن بعضها البعض وتعتمد على الغرض من الكتابة ، لذلك هناك خمسة أنواع رئيسية من التقارير ، وهي:

تقارير غير رسمية

لذلك ، هناك نوعان رئيسيان من التقارير غير الرسمية ، وهما قصيران وطويلان. كل منها يحتوي على مكونات رئيسية وهي:

• المقدمة (تحتوي المقدمة على العنوان والغرض من التقرير والنقاط الرئيسية للتقرير).
• مناقشة (تحتوي على جميع أقسام المناقشة ، بما في ذلك التفسيرات والنتائج).
• الخلاصة (نتائج التقرير وهذا يتبع الهدف الرئيسي للتقرير).
  • ومع ذلك ، تحتوي التقارير الأطول على العديد من عناصر التنسيق الإضافية ، مثل المخططات والعناوين الفرعية والرموز النقطية والجداول.

تقرير أخبار

• وهذا النوع من الأنواع التي تشرح أسباب حدوث الأخبار ، ويستخدم على نطاق واسع في وسائل الإعلام.
• يقدم التقرير كافة المعلومات بشكل دقيق وكاف في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية.

تقرير التحقيق

• يعتبر من الأنواع التي تركز على الموضوع المحدد الذي يتم البحث عنه.
• تكمن الأهمية الخاصة للتقرير الاستقصائي في أنه يختصر التقارير التي تحتوي على نصوص طويلة.
  • وبالمثل ، تتميز النصوص الواردة في الفقرات القصيرة بشمولية جميع المعلومات المتعلقة بالتحقيق.

تقرير إداري

• التقرير الإداري هو أحد أنواع التقارير التي تحتوي على جميع المعلومات.
  • المتعلقة بالمشكلات التي تم تحديدها ، بالإضافة إلى تقديم تحليل منطقي لهذه المشكلات.
• ويقترح التقرير الإداري حلولاً لهذه المشكلات ، حيث يعرض التقرير المستندات والصور ليتم توجيهها إلى الجهة المكلفة.

التقارير الرسمية

هذه هي الطريقة التي يُنظر فيها إلى أحد أشهر الأمثلة على التقارير الرسمية ، وهو الأطروحة العلمية ، ويتضمن تعليمات واضحة عن كل ما تتضمنه الرسالة ، ويحتوي على كل مما يلي:

• رسالة الخطاب أو المذكرة ، بما في ذلك الملخص والمخطط وكل شيء في التقرير.
• الصفحة التي كتب عليها العنوان.
• ملخص تنفيذي.
• جداول تحتوي على محتويات.
• مقدمة.
• موضوع التقرير.
• استنتاج.
• جدول المصدر.
• ملحقات.

التقارير الدورية

وبالتالي ، فإن التقارير الدورية هي وسيلة لتوصيل المعلومات إلى المديرين ، وخاصة المعلومات المتعلقة بكل من: الإنجازات والقرارات المتخذة والأهداف التي تم تحقيقها.

• الاسم والمسمى الوظيفي الذي يتم من خلاله توضيح نوع التقرير والوقت الذي يشير إليه.
  • وموعد تقديمها ، مؤلف التقارير ، مع مراعاة صياغة التقرير حسب كل من: النموذج المحدد ، والنموذج.
• إنجازات في الوقت الحاضر ، مع إضافة جميع الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.

تقارير الفحص والصيانة

لذلك يتم إصدار تقارير الصيانة والتفتيش بشكل متكرر لفحص العقارات والمباني سواء كانت هذه المباني سكنية أو تجارية ويتكون هذا النوع من التقارير من:

• ملخص تنفيذي.
• الموضوع.
• نتائج الموضوع.
• ملحقات.

تقرير التطور

وبالتالي ، فإن هذا النوع من التقارير يتكون من:

• عنوان يحتوي على معلومات التعريف للتقرير.
• يتم تقديم الملخص التنفيذي ، الذي غالبًا ما يُكتب للجمهور ، إلى كبار المديرين الذين لديهم وقت قصير.
• شرح لحالة العمل ، وكذلك وصف للتقدم والإنجازات خلال فترة زمنية معينة.
• الخلاصة ، وتحتوي على المعلومات الموجودة في شرح حالة التوظيف ولكنها في أصغر التفاصيل.
• تاريخ استحقاق التقرير التالي ، عندما يكون أسبوعيًا أو شهريًا أو غير ذلك ، مع مراعاة أن البيانات دقيقة.

أهمية التقرير

• التقارير هي وسيلة لنقل المعلومات وكذلك للاتصال.
• تعتمد كتابة التقارير على تحليل البيانات والبحث ، ومن ثم تقديمها في شكل معلومات.
• بالإضافة إلى ذلك ، تغطي التقارير مجموعة واسعة من القضايا والموضوعات ، ثم تعرضها بوضوح ودقة.
• يتضمن ترتيبًا جيدًا وتنظيمًا للمعلومات ، ويمكن للقارئ أن يفهم ويستفيد من هذه المعلومات بطريقة جيدة.
• يركز التقرير على ثلاث نقاط رئيسية: (الجزء المقصود كتابة التقارير ، والغرض من الكتابة.
  • نوع البيانات والمعلومات التي يريد الكاتب إيصالها للقارئ ، فتكون أنواع التقارير وطرق الكتابة متعددة.

وظائف كتابة التقارير

كتابة التقارير لها العديد من الخصائص التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء التقرير.

لذلك ، لتقديم تقرير مفيد وفعال ، نقدم الخصائص المهمة التي يجب اتباعها أثناء عملية الكتابة ، وهي:

• يجب التأكيد على جميع معلومات القيامة أثناء كتابة التقرير.
• يجب أن تكون دقيقة وغير مضللة.
• اكتب بوضوح حتى لا يربك القارئ.
• وبالمثل ، يجب ذكر جميع المعلومات بطريقة مختصرة وبسيطة ، دون إطالة الشرح حتى لا تستنفد وقت القارئ.