تعتبر عملية تنظيم ملفات العمل من المهام الأساسية والمطلوبة التي تتطلب المتابعة وعدم الإهمال والاهتمام بتنظيم المكتب وتجنب الفوضى ، حتى يحصل الموظف على السلام النفسي والتوازن ، ومتابعة العمل بدقة و تركيز إيجابي سهل وينعكس في سير العمل ويضمن أي جهد عقلي وجسدي ويدعم ترتيب وتنظيم ملفات المكتب من أجل التدفق السليم للعمل وسنقدم لك أهم المعلومات التي ستساعدك على معرفة كيفية تنظيم الملفات في المكتب في هذه المقالة.
كيفية تنظيم الملفات في المكتب
- يضع الموظف الناجح مهمة تنظيم ملفات المكتب أولاً في جدول عمله اليومي ويعتبرها مهمة يومية يجب إكمالها ومراقبتها أولاً ، وفي حال تراكم الملفات يجب عدم إهمالها وعملية تنظيمها وترتيبها يمكن التخطيط لها.
- تتبع أوراق العمل والملفات بشكل دقيق وحكيم من البداية ، وفرزها حسب الموضوع والتاريخ واحتفظ بها في خزائن ملفات منفصلة ومتميزة وترتيب الملفات في خزانة الملفات حسب ترتيب أهمية موضوع أعمال الملف من الأقدم. يمكن الحديث عنها لتسهيل استخراج أي مستند يحتاج إلى عمل بشكل عاجل.
- ترتيب الملفات بالحرف والترتيب الأبجدي ومعناها للعمل من حيث تسلسل أسماء الشركات والعملاء.
- العمل على تدوين أسماء الملفات وكتابتها بوضوح على الغلاف الخارجي للملفات والاحتفاظ بها في خزانة الملفات بالترتيب الأبجدي ، مع الحرص على عدم وضع جميع الملفات في نفس الخزانة وجمعها وتكديسها في الأعلى. من بعضها البعض. يسهل التعامل معها وقت الحاجة.
- – تقسيم وتنظيم الملفات إلى مجموعات وحسب أسماء الشركات والعملاء مع اعتماد ترتيب أبجدي لكل مجموعة وقسم مما يسهل الحصول على موضوع الملف المطلوب أثناء العمل بشكل أسرع ويوفر الجهد والوقت.
- من الممكن أن تتولى تقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي والشهري ، وعندما تكون الملفات تحت ضغط وتراكم يمكن الاستمرار في تقسيم الأوراق المتناثرة حسب الموضوع وحسب تاريخ العمل ، أن يأمر الموظف بالحصول على مكان ودليل يمكنه من خلاله البدء في البحث عن المستندات المفقودة.
- تنظيم وتخزين الملفات المكتملة في نهاية العام ، وفتح ملفات جديدة في بداية العام الجديد وتحديد أولوياتها في خزانة الملفات.
- من الممكن العمل على تنظيم الأوراق بتقسيمها إلى ثلاثة أقسام ، ملفات مهمة جدًا ، ملفات أقل أهمية ومشتركة.يتم اختيار وتحديد لون ملف معين ، على سبيل المثال الأحمر للملفات المهمة جدًا ، والأصفر مقابل أقل الملفات الهامة والأخضر للملفات الشائعة.
- انتبه إلى ترقيم الملفات ووسمها ، مما يساعد على تأكيد الملفات وتمييزها عن بعضها البعض ، خاصة إذا كان هناك العديد من الأعمال والملفات في تزايد ، ولا مانع من ملاحظة اسم الملف على غلاف الملف ورقمه التسلسلي وتاريخ فتح الملف وتاريخ إغلاقه ، لذا تساعد هذه الطريقة في تسهيل البحث والحاجة إلى عنوان ملف معين.