مع التطور الطبيعي للحياة في عالم الأعمال ، أصبح استخدام رسائل البريد الإلكتروني في معظم الأمور العملية والشخصية أمرًا ضروريًا ، لذلك أصبح إرسال السيرة الذاتية بريدًا إلكترونيًا ، والتواصل مع الشركات والقيام بأعمال أجنبية يتم أيضًا من خلال البريد الإلكتروني بريد. حتى طلب مشورة الخبراء والاستشارة أصبح بعيدًا بفضل رسائل البريد الإلكتروني.
ولكن على الرغم من توفير الوقت الكبير لاستخدام البريد الإلكتروني ، فإن تأثير استخدام التكنولوجيا الممثلة في البريد الإلكتروني يختلف عن تأثير الاحتكاك المباشر بين الأفراد والمؤسسات ، أو كما يعتقد الكثير من الناس.
للوهلة الأولى ، قد يبدو هذا صحيحًا. دائمًا ما يكون الاتصال المباشر في العمل أو لاستكمال المفاوضات الشخصية أفضل لأنه يسمح لك برؤية مشاعر وطريقة تفاعل من هم أمامك ، لكن الأشياء في العالم الحديث لا تعتمد على أهمية التواصل والاتصال المباشر في عالم الأعمال ، ولكن معرفة كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل صحيح لإكمال تعاملاتك الشخصية أو اتصالاتك التجارية مع شركتك وتجنب جميع النقاط السلبية في التعامل الإلكتروني ، مثل التجاهل أو الانتظار لفترة طويلة حتى يتم الرد على رسائلك .
سهولة استخدام التكنولوجيا لا تعني في الواقع سهولة تحقيق النتائج المرجوة ، ولهذا يفضل الكثير من الناس ، سواء الباحثين عن عمل أو أصحاب الأعمال أو المسؤولين عن إتمام المعاملات التجارية ، استخدام طرق الاتصال التقليدية. .
لذلك ، في الرسالة التالية ، سنسلط الضوء على أهم الوسائل التي يمكنك من خلالها إجبار مستلم بريدك الإلكتروني بشكل غير مباشر على الرد بسرعة ، حتى لا يتجاهل فتح الرسالة أو ينتظر وقتًا طويلاً للرد.
1- الموضوع
إنه الحقل الموجود قبل كتابة محتوى بريدك الإلكتروني ، وحقل “الموضوع” هو الأهم من ذلك كله ، لأنه أول ما يلفت انتباه متلقي الرسالة ، لذا تأكد دائمًا من ذلك عدد الأحرف أقل من 30 حرفًا للعبارة التي تكتبها في هذا الحقل.
يجب أيضًا مراعاة أنك لا تستخدم أي عبارات ترحيب ، سواء كانت “مرحبًا” باللغة العربية أو “مرحبًا” باللغة الإنجليزية ، لأن رسائل البريد العشوائي أو الفيروسية تحتوي عادةً على عبارات ترحيب في حقل “الموضوع” أو “الموضوع”.
لذلك ، نوصيك دائمًا باستخدام إحدى العبارات التالية وفقًا لطبيعة بريدك الإلكتروني والشخص الذي يتم إرساله إليه ، مثل:
اذكر صديقًا مشتركًا أو شخصًا يعرفه المستلم عن رسالتك وعبارة مثل “(اسم الشخص) اقترح أن أتواصل معك.”
– وإذا كان متلقي رسالتك يعمل في نفس مجال عملك أو قريب منه ، فننصحك أن تكتب له: “مرحبًا من (اسم المهنة) زميلك”. بالطبع اسم المهن هنا يمكن أن يكون مدرسًا أو رجل أعمال أو مهندسًا ، إلخ.
– أصحاب الشركة ، يجب عليك تضمين اسم شركتك في العبارة المكتوبة في حقل “الموضوع” على أنها “مرحبًا من (اسم شركتك)”
– ومع ذلك ، إذا كنت تريد طلب المشورة أو مناقشة مسألة ما مع شخص مهم في هذا المجال ، فيجب أن يقرأ سطر الموضوع شيئًا كهذا: “لقد أحببت عملك في (اسم المجال)”
بالنسبة للباحثين عن عمل ، لا يوجد شيء أفضل من الوضوح والمباشرة في صياغتك من خلال تضمين المسمى الوظيفي مباشرة في سطر الموضوع أو في حقل “الموضوع”.
2- سلام
سيكون مضمون رسالتك بالطبع تحية موجهة إلى مستلم الرسالة ، لذلك يجب أن تكون على يقين بنسبة 100٪ من تهجئة الاسم وتجنب استخدام العناوين تمامًا ، خاصة في الرسائل الرسمية المتبادلة بين الشركات والكيانات الاقتصادية.
إذا كان الغرض من إرسال رسالة هو التقدم لوظيفة أو مخاطبة شخص أعلى في التصنيف الوظيفي ، فمن المناسب دائمًا استخدام كلمة “عزيزي” أو “عزيزي” واسم المرسل إليه من الرسالة . إما أن تستخدم عبارة “مرحبًا” أو “مرحبًا” في التحية ، يمكنك استخدامها في الرسائل التي يتم إرسالها إلى الأصدقاء أو الشركات الأقل شأناً من الناحية الاقتصادية.
من الأفضل التوقف عن عبارات التحية مثل “سيدي أو سيدتي” أو “لمن يهمه الأمر”.
3- مقدمة
إنها من أهم الخطوات لنجاح بريدك الإلكتروني ، ويجب أن تكون المقدمة واضحة ومختصرة ، وتغطي قدر الإمكان جميع الأهداف أو العناصر أو المعاني الرئيسية لرسالتك.
لعل أهم ما يمكنك كتابته في مقدمتك هو العبارات التي تتضمن اسمك والغرض الأساسي من إرسال الرسالة.
4- فقرة الاتصال
إنها الفقرة التي تلي المقدمة حيث يتعين عليك إعطاء التفاصيل والأسباب للتواصل مع مستلم الرسالة ، فمن الأفضل دائمًا تضمين اسم الشخص الذي له قيمة أو معنى لمتلقي الرسالة.
على سبيل المثال ، إذا كان الغرض من رسالتك هو الدخول في شراكة عملية مع الطرف الآخر ، فاكتب في فقرة الاتصال عبارة مثل “نصحني هذا الشخص (اسم الشخص) في التعامل معك وبعد التعرف على تجربتك في هذا المجال ، أصبحت مقتنعًا بأنك ستصبح شريكًا مهمًا لعملي في هذا المجال (أشر إلى اسم عملك واسم شركتك).
ولكن إذا كان الهدف من رسالتك هو الحصول على مشورة أو توجيه صناعي ، فيجب أن تتضمن فقرة الاتصال الخاصة بك عبارة مثل “لقد كنت أتابع عملك عن كثب في (أدخل اسم الحقل) وأود الحصول على نصيحتك بشأن الأمور التالية. .. “
في حال كنت تتقدم لوظيفة في شركة معينة ، نوصي بكتابة جملة مثل “لقد تأثرت كثيرًا بالعمل الذي تقوم به في الشركة ، وآمل أن أكون جزءًا من النجاح الذي قدمته في الحقل (أدخل اسم الحقل). “
5- شرط الطلب
هذه هي الفقرة التي تشرح فيها صراحةً ما تحاول تحقيقه من رسالتك ، وتتذكر دائمًا أنه كلما أظهرت مهاراتك وخبراتك ، زادت احتمالية تحقيق الهدف والحصول على الفرصة.
إذا كنت صاحب شركة ، فأنت بحاجة إلى التأكيد على إنجازات شركتك ووضعها الاقتصادي في بلدك والعمل الذي تقوم به ، وأخيراً توضيح أنك على استعداد للتحدث أكثر إذا كانت رسالتك قد حظيت باهتمام من المتلقي حفل.
ولكن إذا كنت ترغب في التقدم لوظيفة ، فننصحك بالتحدث عن تجربتك والعمل الذي تقوم به وما تجيده ، ولا تنسَ أن تسأل عن إمكانية ترتيب مقابلة لمزيد من التوضيح في حالة ذلك رسالتك تجذب الجانب الآخر.
6- فقرة ختامية
بالطبع تنتهي هذه الفقرة بشكر وكتابة اسمك كتوقيع. يمكنك استخدام إحدى العبارات التالية:
شكرا لك مقدما
شكرًا
شكرًا لك
شكرا لك على وقتك أو “شكرا جزيلا على وقتك”