ابدأ البريد الإلكتروني رسميًا
- عندما تبدأ بريدًا إلكترونيًا رسميًا إلى شركة أخرى أو زميل عمل ، يجب أن تبدأ البريد الإلكتروني بالاسم الأخير للمستلم ، سيدي ، متبوعًا بالاسم الأخير لهذا الشخص.
- ومع ذلك ، إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تلقيت الخطاب إليه ، فيجب عليك تضمين اسم المشرف أو اسم الشخص المتوقع الذي سيتلقى الخطاب منك.
- يجب أن تكتب اسم الشركة التي أرسلت إليها هذه الرسالة أو اسم المؤسسة أو اسم صاحب العمل ، وهناك مجموعة من الصفحات التي يمكنك من خلالها التعرف على اسم صاحب العمل.
- إذا كان هذا البريد الإلكتروني عبارة عن رد على رسالة بريد إلكتروني سابقة تم إرسالها إليك ، فيجب أن تبدأ البريد الإلكتروني بقول شكرًا لك على الرد السريع على بريدك الإلكتروني ، مما سيجعل بريدك الإلكتروني مميزًا.
اشرح الغرض من البريد الإلكتروني
- لا تنس أن تشرح بدقة الغرض من إرسال هذا البريد الإلكتروني ، لأنك تعلم أن بريدًا إلكترونيًا رسميًا يُقرأ دائمًا في الاجتماعات الرسمية ، لذلك يجب أن يكون لديك أسلوب مميز في التحدث وابدأ أولاً بتقديم الموضوع الرئيسي لك تريد التحدث عنها بعبارات قصيرة.
- ولكن إذا كنت تريد أن يطالب البريد الإلكتروني الذي أرسلته مستلم البريد الإلكتروني باتخاذ بعض الإجراءات ، فيجب عليك تضمين عبارات مثل أود منك أن تنظر في هذا الأمر ، وأود منك الانتباه إلى هذا.
الحاجة إلى اختيار مفردات الصوت
- نحن نعلم أن المفردات متشابهة مع بعضها البعض ، وكيف يمكن تطبيقها ، والمفردات التي تستخدمها تختلف عن صاحب مصنع أو صاحب متجر أو شركة ، لذلك تحتاج إلى اختيار مفردات مناسبة لمجال عملك العمل الذي تتحدث عنه أو الذي تتحدث عنه في بريدك الإلكتروني الرسمي.
- نجد أن البريد الإلكتروني الرسمي لشخص متخصص في التكنولوجيا يختلف عن المفردات الموجودة في بريد إلكتروني رسمي موجه من طبيب شركة أدوية.
يجب أن يكون البريد الإلكتروني موجزًا
- وجدنا أن البريد الإلكتروني هو أحد أنواع الرسائل القصيرة التي تُقرأ فيما بينها ، لذا يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني على عبارات قصيرة وموجزة تعبر عن المعنى أو الاحتياجات التي يُقصد بها إرسال هذا البريد الإلكتروني.
- وجدنا أيضًا أن سمة الإيجاز عند كتابة بريد إلكتروني رسمي تؤدي إلى تقليل الأخطاء الإملائية في البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في كتابة بريد إلكتروني مميز ومنسق ورسمي دون كل الأخطاء ، فيجب عليك استخدام عبارات موجزة في بريدك الإلكتروني.
اكتب خاتمة قوية في البريد الإلكتروني
- عند الانتهاء من كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة أخرى ، يجب عليك تضمين نهاية مختلفة في البريد الإلكتروني. يجب عليك إغلاق البريد الإلكتروني عن طريق شكر الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني منك. سيؤدي ذلك إلى ظهوره بطريقة أكثر وضوحًا كما سيجعل البريد الإلكتروني يبدو رسميًا وودودًا.
تحقق من وجود أخطاء إملائية
- ليس من الجيد أن يكون لديك بريد إلكتروني رسمي موجه من شركة إلى أخرى ويحتوي على عدد من الأخطاء الإملائية. أفضل طريقة لإنشاء بريد إلكتروني مميز هي التحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني بعد كتابته للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية أو إملائية.
في الختام ذكرنا طريقة وخطوات كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة بشكل صحيح ونتمنى أن يكون الموضوع قد أفادكم ونتمنى لكم المزيد من التوفيق والنجاح.