تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة

تعريف المساعد الاداري وواجباته كاملة

1- تعريف مساعد إداري

الشخص الذي يشغل منصب المساعد الإداري هو حلقة الوصل بين المديرين والعملاء ، ويتحمل المسؤولية الكاملة عن استقبال الرسائل واستقبال المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات العملاء وطلباتهم بالطريقة التي يراها مناسبة وتنظيم المهام الإدارية.

2- مهام المساعد الإداري

يشغل المساعد الإداري منصبًا مهمًا في أي جهة وله العديد من المهام والواجبات منها:

• استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وتحويلها لمن يراسلها.
• الرد على طلبات العملاء واستفساراتهم بالطريقة المناسبة.
• تدوين الملاحظات وتحديد المواعيد وإعداد غرف الاجتماعات.
• تنظيم عملية السفر واستكمال إجراءات حجز التذاكر ومواعيد الطائرة.
• إعداد التقارير اليومية ومراجعة العروض المقدمة من العملاء.
• تنظيم أنظمة مكتبية مختلفة.

3- المهارات المطلوبة في المساعد الإداري

• يجب أن يكون على دراية بالنظم المكتبية والإدارية.
• لديك شخصية اجتماعية وعلاقات جيدة وتجيد التعامل مع جميع الناس.
• لديه القدرة على كتابة تقارير العمل اليومية بطريقة مناسبة ومنظمة.
• أن يكون بارعًا في المهام الإدارية ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، ولديه القدرة على جدولة وتنظيم المهام الإدارية المختلفة.
• أن تلتزم بقوانين ومتطلبات العمل.

4- المتطلبات التي يجب أن يستوفيها المساعد الإداري

• حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية ، أو درجة جامعية مثل درجة البكالوريوس أو البكالوريوس.
• يجب أن يكون لديه الخبرة اللازمة في العمل الإداري.

5- مهام المساعد الإداري

تتعدد واجبات المساعد الإداري ، فهي لا تقتصر على أعمال السكرتارية فقط ، بل تمتد لتشمل واجبات أخرى متنوعة تتعلق بأعمال المكتب التالية:

• يطلب المساعد الإداري المعدات اللازمة لسير العمل بسلاسة ، والبريد اليومي والأوراق للمدير ، وله أيضًا دور في تنظيم أوقات العمل بين المرؤوسين.
• في كثير من الحالات ، يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات في الشركة ، ولهذا السبب يعمل أحيانًا نيابة عن أصحاب الأعمال.
• غالبًا ما يشرف المساعد الإداري على أولئك الذين يعملون في قسم السكرتارية ، وفي هذه الحالة يجب عليهم إعداد التقارير وتقديم العروض الدورية.
• للمساعد الإداري دور مهم في مساعدة الموظفين الجدد في الدورات التدريبية ، ويجب أن يكون لديهم معرفة بالوظائف الكتابية والإدارية المختلفة.
• يجب أن يكون للمساعد الإداري شخصية اجتماعية ، لأن وظيفته تتطلب منه التعامل مع العديد من الشخصيات المختلفة ، كما يجب أن يكون لديه الوعي الكافي في إدارة وتنظيم الوقت ؛ قد يكون لديك القدرة على معالجة أكثر من مشروع واحد في نفس الوقت.
• يجب أن يكون لديك شخصية قيادية حاسمة ، مع القدرة على اتخاذ القرارات ، والعمل بشكل مستقل هو أيضًا جزء من طبيعة عملك.
• يمكنك التمييز بين الملفات المهمة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، والملفات القديمة التي يجب حذفها ، وتتبع البريد الإلكتروني ، والرسائل التي يمكن التعامل معها مباشرة وتلك التي تحتاج إلى إرسالها إلى الإدارة.
• يجب أن يكون المساعد الإداري كاتبًا جيدًا وجيدًا في التعبير. لأنه كثيرًا ما يُطلب منك الرد على رسائل البريد الإلكتروني والعمل مع قاعدة بيانات محددة.

أهم مهارات المساعد الإداري

على الرغم من أن معظم الأعمال الإدارية تغطي مجموعة واسعة من المسؤوليات لمختلف الموظفين ، إلا أن هناك بعض المهارات الخاصة التي يجب أن تكون متاحة في المساعد الإداري ، والتي يجب أن تكون واضحة في سيرتك الذاتية والتأكيد عليها في المقابلة أثناء مقابلة العمل ، وهي:

• يمكن القول إن العمل داخل الإدارة هو أحد أكثر الطرق أمانًا للعمل في أي مجال آخر. وذلك من خلال دراسة البيئة التي يعمل فيها الموظف الإداري ، ومن ثم يمكنك معرفة الكثير من المعلومات في مجالك وكيفية الوصول إلى أعلى المناصب.
• في العالم الحديث المليء بأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة الذكية ، من الصعب العثور على شركة تعمل بشكل أساسي خارج شبكة الكمبيوتر ، ويجب أن يكون لدى المساعد الإداري درجة عالية من المعلومات المتعلقة بالكمبيوتر ، حتى لو كان مبتدئًا ، وهذا سيسهل عملية التدريب.
• يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بأنظمة تشغيل الكمبيوتر الشائعة ، وأن يفهم أساسيات برامج معالجة الكلمات المختلفة ، وأن يكون لديه معرفة كافية بالإنترنت.
• تعد المعرفة الجيدة بالتكنولوجيا وأنظمة الكمبيوتر المختلفة إحدى المهارات المطلوبة لمساعد إداري وتجعلك ناجحًا في مجالك وقادرًا على تطوير نفسك.

مهارات المساعد الإداري العام.

• يعتمد منصب المساعد الإداري بشكل عام على الاحتياجات اليومية لصاحب العمل وفي بعض الحالات ، لسوء الحظ ، لا يقوم الموظفون المبتدئون أحيانًا بوظائف الوظيفة التي يؤديها موظفو الرتب العليا والموظفون.
• على الرغم من أن المساعد الإداري ليس مضطرًا لقبول فكرة المعاملة السيئة من قبل شخص أعلى ، إلا أنه يجب عليه التحلي بالصبر والحكمة في التعامل مع هذه المواقف.
• هناك مجموعة أخرى من المهام والواجبات الثانوية للمساعد الإداري التي من المفترض أن ترتبط به ، خاصة في هذا العصر الرقمي الذي يحكم كل مجال تقريبًا ، وتشمل هذه المهام ما يلي:
• التعرف على الأجهزة الرقمية الحديثة وطرق استخدامها ، مثل استخدام أجهزة الفاكس والطابعات والماسحات الضوئية والهواتف التي تحتوي على أكثر من خط ، والتي أصبحت جميعها جزءًا لا يتجزأ من المشهد المكتبي الحديث في جميع المجالات.
• لا يفترض أن يكون لدى الموظف معرفة بجميع أنواع وموديلات الأجهزة الحديثة ، حيث أن كل مكان به مجموعة من الأجهزة التي تختلف من حيث التطوير والحداثة نسبيًا ، ولكن يكفي أن يكون لديه معرفة بالمعلومات الأساسية التي سوف تسهيل فترة تدريبه وسيقلل من وقتك.
• يمكن لمن يريد التجهيز بمعلومات أخرى زيارة المتاجر التي تبيع هذه الأجهزة الرقمية ، أو شراء واحدة للتدريب فيها ، وهذا أحد أسباب نجاح الموظف الإداري وسرعة صعوده في المناصب.

المهارات التي يجب أن يمتلكها مساعد إداري ناجح

تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري وجميع الوظائف التي تحتاج لأدائها ولكن هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح ومنها ما يلي:

• المهارة الفنية يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بجميع برامج الكمبيوتر الحديثة والرقمية والقدرة على التعامل مع قاعدة بيانات كبيرة والكتابة ومعالجة الكلمات.
• مهارات الاتصال: يجب أن يتمتع المساعد الإداري الجيد بمهارات التواصل والتعامل مع جميع أنواع الشخصيات ، وخاصة في الشركات الكبيرة المليئة بالعاملين والعملاء ، ويعتمد المساعد الإداري على التعامل بطريقة ودية للوصول إلى ما تريده الشركة.
• كما يتابع المساعد الإداري الموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويشرف على تدريبهم.
• القدرات التنظيمية يمكن أن يشغل المساعد الإداري الناجح عدة أدوار في وقت واحد ؛ لديه قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار واحترام الوقت واستخدامه في أفضل فرصة ممكنة.
• يمكن أن يكون العمل كمساعد إداري مملًا لشخص ما وممتعًا لشخص آخر ، اعتمادًا على مكان العمل نفسه وعلاقة الموظف بالزملاء أو أصحاب العمل.
• يمكن أن يكون العمل في هذه الوظيفة هو الطموح النهائي لشخص ما ، ويمكن أن يكون دافعًا لشخص آخر لزيادة معرفته ومهاراته المهنية للتقدم في عمله ومعاملته باحترام ، مما يدفع الآخرين إلى احترامه.