بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن
من خلال مسح شامل لإدارة المشتريات والمخازن ، نذكر مجموعة من العناصر ، وعلى وجه الخصوص:
ما هي إدارة المشتريات والمخزون؟
- يعتبر قسم المشتريات من أهم الإدارات داخل المنظمة حيث أنه مسؤول عن ضمان متطلباته وإمداداته من حيث المواد أو الأصناف.
- كما يبرم العقود مع العملاء لشرائهم ويحدد السعر المناسب للمؤسسة.
- بالإضافة إلى قدرتها على أداء مهمة البيع عندما تتوقف المنظمة عن شراء المنتجات ، يمكنها المشاركة في العديد من العمليات والأنشطة الأخرى.
- تعتمد شركات الخدمات أيضًا على الشراء لنسبة كبيرة من المبيعات ، وبسبب انتشارها الواسع ، ازدادت أهمية إدارة المشتريات بشكل كبير في الآونة الأخيرة.
- تتم عملية الشراء عادة على ثلاث مراحل ، وهي: وضع خطة الشراء ، ونجاح عملية الشراء مع أعمال المتابعة ، وأخيراً كتابة التقرير اللازم عما تم إنجازه في العملية.
- أما المخازن فهي مسئولة عن مراقبة المخزون من حيث: رصيده وتواريخ الإنتاج والتأكد من عوامل الأمن والسلامة.
- هذا القسم مطالب أيضًا بمراقبة المخزون في جميع الأوقات لحمايته من التلف أو السرقة.
ما هي أهمية إدارة المشتريات
- العنصر البشري هو المتحكم الوحيد في هذه الإدارة لأنها مسؤولة عن إعداد وتنفيذ الاتفاقيات.
- فكلما زاد عدد المديرين لديهم خبرة وكفاءة عالية في الشراء وتأمين متطلبات الشركة بأقل تكلفة ، كلما كانت المنظمة أكثر نجاحًا وتحقيق أهدافها إلى درجة عالية.
- عادة ، تحتاج المنظمة إلى الدخول في اتفاقيات شراء لضمان: السعر المناسب ، والمنتجات عالية الجودة ، وأن تكون من موقع موثوق وفي الوقت المطلوب.
- يحتاج قسم المشتريات إلى تطوير نفسه من خلال متابعة الأسواق ومعرفة ما هو جديد ومعرفة ما حققته الشركات المنافسة.
- عندما تكون هناك منتجات جديدة في السوق ، فإنه يحتاج إلى التعاقد بسرعة مع الموردين المناسبين لأخذ زمام المبادرة.
أهداف قسم المشتريات
- يهدف قسم المشتريات إلى مراقبة عملية الإنتاج وتوفير ما تحتاجه المنظمة بالسعر المناسب وبحالة جيدة.
- إن هدف تحقيق الربح من أهم أهدافه ، حيث يعمل دائمًا على توفير منتجات الشركة وتقديم خدماتها من خلال الاستعانة بالمصادر بأقل الأسعار.
- انتبه لعنصر الوقت في عملية الشراء ، وهو المسؤول عن تتبع وقت تسليم الطلب ، لأن أي تأخير يعرقل عملية الإنتاج بأكملها وبالتالي يؤثر على الأرباح المتوقعة.
- يحاولون إبرام عقود الشراء بأقل الأسعار الممكنة ، سواء للمواد الخام أو تلك المعروضة في الأسواق ، بحيث تحصل المنظمة على هامش ربح.
- أهمية الحصول على مواد عالية الجودة وبالتالي إنتاج منتجات عالية الجودة لتحقيق المزيد من الربح وإرضاء العملاء بمختلف الأذواق.
- نحاول دائمًا التعامل مع أفضل الموردين من حيث الالتزام والسعر المناسب.
- لهذا السبب يبحث في السوق عن أفضل الصفقات على المنتجات المعروضة ويصر على الحصول عليها.
- تتفاوض مع عدد من الموردين للحصول على بدائل مناسبة في حالة عدم قدرة أحدهم على التسليم أو تأخره.
- يحاول الموظفون داخل القسم التعامل بشكل جيد مع الموردين لتقوية علاقتهم بالمنظمة لأن المورد جزء أساسي منها.
- الحاجة إلى التعاون بين إدارة المشتريات والإدارة الأخرى ، خاصةً أنه القسم المسؤول عن ضمان متطلبات سير العمل الخاصة بهم.
ما هي إدارة المستودعات
- يتعلق الأمر بتزويد كل جهاز بمساحة كافية بمواصفات خاصة بحيث يكون مناسبًا لتخزين مخزونه بأمان.
- في البداية ، يمكن ضمان ذلك عن طريق الاستئجار من صاحب عمل أو استخدام غرفة صغيرة من مؤسسة تخزين.
- ومع ذلك ، بعد تطوير الشركة والصقر لمنتجاتها ، فإنها تحتاج إلى مساحة أكبر لتخزين المواد بطريقة منظمة بحيث يسهل الوصول إليها مع توفر عنصر التكلفة المناسب.
- تهتم الإدارة دائمًا بجودة تخزين المواد وفقًا لطريقة التخزين المناسبة ، بالإضافة إلى ضرورة توزيعها بطريقة تمنع التلف.
- يمكن أن تتسبب المستودعات الكبيرة التي تحتوي على الكثير من المخزون بالإضافة إلى عدد كبير من الموظفين في وقوع حوادث ، خاصةً إذا كان العمل غير منظم.
- لذلك ، من الضروري الاتفاق مع السلطات المختصة ، مثل مكتب السلامة المهنية ، للتعامل مع مثل هذه الحالات.
مهام إدارة المستودعات
مهام إدارة المستودعات هي:
تحسين عملية التصنيع:
- عندما تضم الإدارة عددًا من الموظفين ذوي الخبرة العالية ، يكون من السهل على الإدارة تحقيق نجاح كبير والارتقاء بالمؤسسة ككل.
- لأن إدارة المستودعات هي المسؤولة بشكل أساسي عن عملية الإنتاج.
- عند تحديد سعة المستودع ومقدار الموارد والمستلزمات اللازمة لتشغيل عملية الإنتاج وفقًا لمتطلبات العملاء ، سيكون الموقف أسهل.
- في حالة وجود عجز عليك معرفته والتعامل معه على الفور.
- يتم ذلك عن طريق إرسال طلب إلى قسم المشتريات لإبلاغهم بهذا العجز.
- وبعد معرفة الكميات المتوفرة في المتجر ، يتم طلب المنتجات التي أوشكت على البيع حتى يمكن الحصول عليها في الوقت المناسب دون تعطيل الإنتاج.
- وبالتالي تقلل الإدارة من تكاليف الإنتاج والضغوط العملية على المنظمة.
تقليل الضرر:
- الهدف الأساسي لهذا القسم هو الجرد المستمر للمخزون والكشف عن النقص أو التلف أو سرقة المواد.
- يمكنه أيضًا تحديد الطلبات التي تم شحنها بشكل غير صحيح إلى العملاء أو الشركات الأخرى.
- وبذلك يحافظ على أرباح الشركة ، حيث إن أي نقص في المخزون سيؤثر عليها ويلحق الضرر بها.
- كما أن هناك العديد من الوسائل الحديثة التي يمكن أن تساعد الموظفين على تجنب الأخطاء ، على سبيل المثال: وضع كاميرات المراقبة ، أو أجهزة الإنذار في حالة التعدي على ممتلكات الغير.
أهداف إدارة المستودعات
- حاول الاستفادة من المساحة بشكل جيد حتى تتمكن من توفير المخزون والمعدات المستخدمة.
- سهولة الوصول إلى الموارد المتاحة بفضل التنظيم والترتيب المناسبين.
- وهي مسؤولة عن الاستلام والتسليم والتخزين الجيد مع الفرز والتسجيل المستمر في سجلاتها الخاصة.
- بالإضافة إلى فحص الطلبات والمرتجعات ، فإنه يهتم أيضًا بأوامر التعبئة والشحن للعميل.
- العمل على الجرد والتأكد من تطبيق عوامل الصحة والسلامة المهنية.
أفكار لتطوير قسم المشتريات
هناك العديد من الأفكار التي يمكن استخدامها لتطوير قسم المشتريات ، ومنها:
تحديد نقاط القوة والضعف:
- أولاً ، من الضروري دراسة الوضع الحالي ومعرفة الجوانب المعيبة والتي تحتاج إلى تطوير.
- ستؤثر نقاط الضعف على الإدارة بأكملها وتخلق فجوة في عملهم ، والتي ستعود إلى أهداف الشركة ككل.
- لذلك من الضروري الانتباه إليها والتعامل معها من خلال: تدريب أداء الموظف ، أو مقابلة الموظفين مع آخرين من ذوي الخبرة في التسوق حتى يتمكنوا من الاستفادة منها.
تحديد أداء عملية الشراء:
- خفض التكلفة: من خلال مقارنة سعر الشراء في الماضي بالتكلفة الحالية ، وإذا كانت التكلفة الحالية أقل ، فقد تمكن قسم المشتريات من تحقيق الهدف بنجاح.
- تحسين الجودة: أيضًا مقارنة الجودة السابقة والحالية للمنتج ومعرفة أيهما أفضل لأن القسم يمكنه تحسين جودة المنتج باستخدام استراتيجية جديدة.
- تقليل تكاليف الشحن: من أهم أهداف الشراء تقليل تكاليف الشحن من خلال التفاوض مع شركات الشحن أو تقديم عطاءات لاختيار أقل الأسعار.
أهم طرق تطوير إدارة المستودعات
- استخدم برنامج خاص.
- حدد المخزون المستهدف.
- أهمية الاتصال بقسم المشتريات ومراقبة الأسعار ودراسة فروق الأسعار.
- سجل عمليات الصرف في جداول كميات المخزون.
- جرد المخزون المستمر مع إعادة تقييم جميع المواد المخزنة والإدارة.
- شاهد ما يسمى بالتوازن الميت.
- اتبع أول ما يدخل ، أول خارج القاعدة.
- تطوير التقنيات الحديثة للتحكم الجيد في المواد المخزنة.
بهذه الطريقة قمنا بتزويدك ببحث كامل عن قسم المشتريات والمخازن ، لمزيد من المعلومات يمكنك ترك تعليق أسفل المقالة وسنرد عليك على الفور.