أولئك الذين يبدأون يومهم دون تخطيط يخططون لفشلهم. كم عدد الأيام التي وجدنا في نهايتها أننا لم ننجز أي شيء ، فقط لأننا لم نحسن ترتيب أولوياتنا ، عندما بدأنا الإنفاق على الأمور العاجلة على حساب الإجراءات المهمة التي يمكن أن تساهم حقًا لتقدمنا نحو تحقيق أهدافنا المهنية والشخصية. ولأن الموظفين هم بشر يتجنبون توبيخ مديرهم أو انتقاده بقسوة لعدم قدرتهم على العمل ، يتم تشجيعهم على التخطيط لصباحهم والتأمل بصمت لمدة لا تزيد عن 15 دقيقة.
حتى لا يضيع الموظف وقته في التخطيط المفصل والنظري ، يعتبر ربع ساعة كحد أقصى في اليوم وقتًا كافيًا ، إذا اتبع الفرد منهجية محددة ، والتي سنناقشها لاحقًا ، بحيث تشمل أنشطة اليوم الأعمال التي يقربنا من تحقيق أهدافنا المهنية والعائلية والشخصية المتعلقة بالترفيه الذاتي والتحفيز ، سواء من خلال التطوير الذاتي: مثل القراءة ، والمشاركة في النصائح والاجتماعات المفيدة ، أو ممارسة رياضة أو هواية تجلب الفرح إلى قلب الموظف ويمنحه الطاقة التي يحتاجها لأداء متفاني طوال الأسبوع.
لا تقلل من شأن التخطيط
يستخف بعض الموظفين بفترة الـ 15 دقيقة لأنهم يعتقدون أنه كلما زاد الوقت الذي يقضونه في العمل ، كلما تقدموا في رحلة حياتهم ، لذلك في رأيهم ليست هناك حاجة للتخطيط ، لكنهم نسوا أنهم يمارسون واحدًا فقط دور (أو هدف واحد) على حساب الأدوار والأهداف المهمة الأخرى في الحياة ، مثل علاقتهم بأنفسهم وبعائلاتهم وأولياء أمورهم وأصدقائهم. الموظف الناجح ليس هو الشخص الذي يتفوق في عمله أو خدمته ويفشل في حياته الاجتماعية والعائلية وعلاقته بخالقه.
قبل جلسة التخطيط الصباحية ، يجب على الفرد تحديد أهداف حياته ، والتي يجب أن تكون واضحة وقابلة للقياس ومحددة لفترة زمنية محددة.
جدول أعمال
بعد ذلك ، فإن أفضل طريقة لكتابة أجندة اليوم في أقل من ربع ساعة هي اتباع مصفوفة الأولويات التي قدمها أحد رواد علم الإدارة ، الذي درس سلوك الشخصيات الناجحة البارزة في العالم لمدة 25 عامًا وخرج. بالعادات السبع للناس الناجحين وهو د. ستيفن كوفي الذي سيزور دولة الكويت هذا الأسبوع لإلقاء محاضرة عامة. تقدم هذه المصفوفة مخططًا عمليًا للعادة الثالثة للأشخاص الناجحين ، وهي “تحديد الأولويات”. مثل العادات السبع الأخرى ، فقد اكتسب شعبية غير مسبوقة في الأدبيات الإدارية لأنه ، من ناحية ، مهم ولأنه عملي وبسيط للغاية من ناحية أخرى. على المستوى الشخصي ، تغيرت هذه المصفوفة (المرتبطة بالموضوع) كثيرًا لأنها تشبه البوصلة التي توجهنا إلى أفضل طريقة لتنظيم أولوياتنا بطريقة لا تعرض أدوارنا المتنوعة في الحياة للخطر.
من الضروري رسم علامة زائد (زائد) على قطعة مربعة من الورق ، وهي أصغر قليلاً من حجم راحة اليد ، بحيث تكون النتيجة أربعة مربعات متساوية. المربع الأيمن العلوي يحمل الرقم 1 ، والمربع الأيسر العلوي يحمل الرقم 2 ، والرقم 3 في المربع الأيمن السفلي ، والمربع الأيسر السفلي يحمل الرقم 4 كما هو مبين في الشكل.
4 مربعات
المربع رقم 1: طبيعة هذه الأنشطة تهدف إلى التخلص العاجل من الأمور التي لا يمكن تأجيلها ، ولكنها ليست دائمًا ذات أهمية كبيرة على المدى الطويل في رحلة حياتنا لتحقيق أهدافنا ، مثل: قيمة فاتورة وصلت مدتها اليوم ، أو تسليم رسالة طوارئ ، أو الحاجة للتسوق في اليوم الأخير من التنزيل ، وما إلى ذلك. من الواضح أن معظم الناس يقضون وقتهم في هذه الساحة. على الرغم من أهمية نشاط هذه الساحة ، إلا أن الإصرار على هذه الأنشطة لا يحدث تغييراً جذرياً في حياتنا ، وخاصة تحقيق أهدافنا على المدى الطويل.
الربع “2” (Golden Quadrant): تعتبر أنشطة هذا الربع هي الأهم على الإطلاق ، لأنها تتضمن مهامنا “المهمة” بالنسبة لنا ، ولكنها ليست “عاجلة”. هذه هي الإجراءات التي نثابر عليها “لتنمية قدراتنا على المدى الطويل” وتحقيق أهدافنا بطريقة صحية ، مثل القراءة والرياضة والعبادة وبناء العلاقات والتخطيط طويل المدى ، سواء كانت وظيفية أو عائلية أو أو المالية وأكثر. بعبارة أخرى ، الأفعال التي تندرج في هذه الفئة هي تلك التي ، إذا استمررنا فيها ، ستشهد تغييرًا إيجابيًا ملحوظًا في حياتنا على المدى الطويل. على سبيل المثال: إذا كان هدف الفرد هو أن يصبح مديرًا بارزًا في شركته أو وزارته ، فيجب عليه قضاء المزيد من الوقت في العمل لتطوير هذا الطموح أو الهدف ، مثل حضور دورات تدريبية جيدة ، وحضور المؤتمرات ، وقضاء وقت كافٍ في التمرين. المهارات الإدارية من خلال التفاعل مع الموظفين لصقل موهبته وبناء علاقات اجتماعية مهمة ، وهي إجراءات “مهمة” للغاية ، لكنها بالطبع ليست “عاجلة”. نظرًا لأنه يمكن تأجيل هذه الأعمال ، فإنها تظل أعمالًا ذات أهمية وتأثير كبير على حياتنا. ما يجعلنا أكثر انشغالًا بقضاء المزيد من الوقت في إكمال العمل في المربع “2” هو انشغالنا بما هو “عاجل” بدلاً من ما هو “مهم” جدًا على المدى الطويل لأنه يساهم في تغيير مسار حياتنا.
المربع 3: في هذا المربع توجد أنشطة “غير مهمة” تميل إلى أن تكون “عاجلة”. على سبيل المثال ، الرد على بعض المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وحضور بعض الاجتماعات وما إلى ذلك.
المربع 4: مثل أي عمل غير مهم ولكنه عاجل ، فإنه يقع في المربع “4” ، مثل الأنشطة الترفيهية مثل التسوق أو مشاهدة التلفزيون أو تصفح الإنترنت أو الاتصال على الهاتف للاستفسار عن الأصدقاء ، وما إلى ذلك.
يعد إعداد هذه المصفوفة المبسطة أهم 15 دقيقة يمكن للموظفين استثمارها في حياتهم كل يوم ، لأن عوائدها المادية والمعنوية كبيرة في رحلة حياتهم ، بحيث لا ينهارون في عملهم اليومي ويفضلون أقل. العمل الهام. إلى عمل أكثر أهمية. كما يشعر الموظف بالرضا داخليا لأنه يحقق ما يستحقه ويؤجل ما يستحقه دون أن يشعر بالندم. لذلك ، من المهم جدًا للموظف أن يضع دائمًا في اعتباره الإجراءات التي تقع في المربع رقم 2 ، لأنه ، كما قلنا ، إجراءات “مهمة ولكنها ليست عاجلة” ، وهي بالطبع خصائص الإجراءات التي ، إذا استمررنا في نفوسهم ، سيغير مسار حياتنا بالفعل.